Admin adalah sebuah pekerjaan yang memiliki cakupan sangat luas. Hal ini disebabkan karena perannya cukup banyak, yakni mengurus segala hal terkait administrasi. Salah satu cabang dari pekerjaan ini adalah administrasi gudang. Namun, ada sedikit perbedaan tugas administrasi gudang dengan admin lainnya yang harus Anda ketahui.
Tugas Administrasi Gudang
Sebelum melamar pekerjaan sebagai admin gudang, Anda harus mengetahui beberapa tugas pokoknya untuk dipelajari. Jika sudah merasa sanggup mengerjakannya, barulah bisa melamar profesi tersebut. Berikut adalah beberapa tugas umum yang wajib dilakukan.
1. Mencatat Barang yang Dibutuhkan
Semua barang yang dibutuhkan oleh perusahaan menjadi tanggung jawab administrasi gudang. Dengan demikian, admin harus mencatatnya untuk disediakan.
Pencatatan kebutuhan barang ini bisa dilakukan bersamaan dengan mencatat surat jalan secara manual. Hal ini dilakukan untuk menghemat tenaga saat bekerja di depan komputer.
2. Mencatat Barang yang Tersedia di Gudang
Selain mencatat barang yang dibutuhkan, admin gudang juga harus mencatat barang yang masih tersedia di gudang. Pencatatan barang yang tersedia, bisa menjadi bahan pertimbangan terkait prediksi habisnya barang tersebut. Dengan begitu, pemesanan barang bisa dipersiapkan jauh-jauh hari.
3. Mencatat Barang yang Datang
Selama hari kerja, barang yang dibutuhkan akan terus berdatangan. Jadi, admin gudang harus cekatan dalam mencatat barang yang sudah datang. Setelah itu, admin masih harus mengecek apakah barang yang dibutuhkan sudah sesuai daftar yang tertulis sebelumnya.
4. Mencatat Barang PO
Barang PO adalah yang akan dikirim beberapa hari ke depan. Pencatatannya sangat penting karena berpengaruh terhadap jenis barang dasar yang akan dipesan.
Barang dasar ini selanjutnya akan diolah sesuai permintaan. Pekerjaan ini harus dilakukan dengan teliti, karena jika jumlahnya kurang bisa berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan.
5. Membuat Surat Jalan
Permintaan barang ke pihak produsen harus disertai dengan surat jalan resmi yang dikeluarkan perusahaan melalui admin gudang. Jika tidak ada surat jalan, barang tidak bisa diambil.
Oleh sebab itu, seorang admin gudang juga harus bisa mengoperasikan komputer sekaligus mencetak surat yang formatnya sudah dipersiapkan perusahaan.
6. Mencatat Seluruh Transaksi Barang yang Datang ataupun Keluar
Dalam satu hari, akan banyak barang yang datang dan keluar sesuai kebutuhan dan permintaan customer. Semua transaksi tersebut harus direkam dalam bentuk catatan oleh pihak administrasi gudang.
Catatan ini sangat berguna untuk mengetahui pemasukan dan pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan, apakah sudah sesuai ketersediaan barang atau sebaliknya.
7. Menerima Barang yang Datang dan Melakukan Pengecekan Kondisi
Selain bekerja dengan buku dan komputer untuk mencatat transaksi, administrasi gudang juga bertugas menerima langsung barang yang datang ke gudang. Barang tersebut harus langsung di cek kondisinya apakah sudah baik atau ada cacat dan kekurangan tertentu. Selain itu, administrasi juga bisa langsung menghitung barang secara manual untuk dicatat.
8. Melakukan Pengecekan Kondisi Barang dan Mencatat Stok yang Tersedia
Setelah semua barang yang dikirim dan diterima telah selesai dilakukan pada hari tertentu, maka barang yang masih tersedia di gudang juga harus dicek kembali. Kondisi yang dicek harus detail, terkait kerusakan barang ataupun masa kadaluwarsanya. Barang yang ada di gudang bisa diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, seperti barang rusak, kadaluwarsa, dan masih bagus.
9. Membantu Packing Barang yang Akan Dikirim
Membantu melakukan packing barang bukan termasuk tugas utama seorang administrasi gudang. Tetapi, tugas ini bisa berpengaruh terhadap deadline pengiriman dalam waktu tertentu yang dibebankan oleh bagian gudang.
Oleh sebab itu, jika packing barang kurang maksimal akibat terlalu banyak pesanan, pihak administrasi bisa ikut membantu packing sekaligus melakukan pengecekan.
10. Membuat Laporan Administrasi
Tugas terakhir yang dilakukan setelah semua pekerjaan dan pengiriman dilakukan adalah membuat laporan administrasi. Laporan biasanya dilakukan dengan memindahkan semua catatan manual ke dalam komputer.
Administrasi terkait transaksi barang yang masuk dan keluar, harus dicatat rapi dan terstruktur dalam bentuk kolom untuk mempermudah pengecekan.
Kisaran Gaji Administrasi Gudang
Banyaknya tugas administrasi gudang memang kurang sesuai dengan gaji yang diterima, sehingga hanya cukup untuk kebutuhan sehari-hari. Walaupun begitu, pekerjaan ini banyak diincar oleh lulusan baru karena tidak membutuhkan keahlian khusus. Berikut adalah gaji rata-rata administrasi gudang di Indonesia berdasarkan beberapa data masyarakat yang bekerja di bidangnya.
No Lokasi Kisaran Gaji Rata-rata 1 Jakarta Rp1.505.000,00 – Rp6.789.000,00 Rp3.669.553,00 per bulan 2 Tangerang Rp1.350.000,00 – Rp6.201.000,00 Rp3.384.382,00 per bulan 3 Bekasi Rp950.000,00 – Rp7.972.000,00 Rp3.607.798,00 per bulan 4 Surabaya Rp.2.052.000,00 – Rp6.575.000,00 Rp2.999.216,00 per bulan 5 Denpasar Rp1.328.000,00 – Rp4.297.000,00 Rp2.608.708,00 per bulan
Persyaratan Untuk Menjadi Administrasi Gudang
Semua tugas admin bisa dipelajari oleh semua orang tanpa membutuhkan waktu yang lama. Tidak heran jika persyaratan untuk menjadi administrasi gudang tidak memfokuskan jenis pendidikan tertentu pada pelamarnya. Namun yang menjadi tolak ukur adalah tingginya tingkat pendidikan dan beberapa syarat lainnya seperti berikut.
Minimal SMA Hingga D3 Akuntansi
Pada perusahaan kecil, biasanya lulusan SMA bisa melamar pekerjaan ini. Namun tetap harus dibekali dengan kemampuan teknologi komputer. Walaupun lulusan baru bisa melamar, namun yang lebih diutamakan adalah mereka yang berpengalaman. Sementara pada perusahaan ternama, syarat pendidikan sangat penting sehingga pelamarnya wajib memiliki pendidikan minimal D3 Akuntansi.
Mampu Mengaplikasikan Komputer
Beberapa pekerjaan administrasi gudang membutuhkan komputer untuk memasukkan data dan menghitung jumlahnya secara cepat dan akurat. Oleh sebab itu, kemampuan komputer yang dituntut adalah Microsoft Excel.
Selain itu, untuk kepentingan pembuatan surat jalan juga membutuhkan kemampuan Microsoft Word serta mencetaknya melalui printer tanpa bantuan orang lain.
Teliti dan Cekatan
Banyaknya transaksi masuk, keluar, dan pengecekan barang gudang membuat karyawan administrasi gudang harus memiliki ketelitian yang sangat tinggi. Jika terjadi kesalahan dalam pencatatan dan pengecekan, bisa merugikan perusahaan atau customer. Namun, ketelitian yang dimiliki juga harus diimbangi dengan kecepatan waktu demi memuaskan kebutuhan pelanggan.
Rapi
Agar mudah melakukan pengecekan data ataupun membuat laporan akhir, pihak administrasi juga harus rapi dalam mencatat segala transaksi yang telah dilakukan.
Selain rapi dalam mencatat, admin juga harus rapi dalam melakukan penataan barang sesuai klasifikasinya. Hal ini dilakukan demi mempermudah pengiriman barang sesuai gilirannya.
Mampu Bekerja dengan Deadline
Syarat terberat seorang administrasi gudang adalah harus mampu bekerja sesuai deadline. Jadi, pelamar dituntut untuk memiliki jiwa pekerja keras yang tinggi dan tidak mudah stres.
Ketika deadline yang diberikan tidak mampu diselesaikan dalam waktu yang ditentukan, maka akan merugikan perusahaan dan berpotensi mendapat komplain dari pelanggan.
Jika Anda seorang lulusan baru dan tertarik untuk menjadi seorang administrasi gudang, pastikan untuk mengetahui tugas administrasi gudang jauh sebelum melamar pekerjaan tersebut.
Baca juga: Tugas Resepsionis
Hal ini dilakukan demi mengantisipasi tekanan mental akibat kaget dengan banyaknya tuntutan perusahaan. Dengan demikian, tidak akan terjadi pengunduran diri secara mendadak yang merugikan.
