Pendahuluan
Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang umum digunakan dalam kegiatan administrasi. Surat dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti permintaan maaf, undangan, pemberitahuan, dan lain sebagainya. Namun, tidak semua kegiatan administrasi memerlukan surat sebagai sarana komunikasi tertulis. Berikut adalah beberapa hal yang tidak termasuk fungsi surat dalam kegiatan administrasi.
Penggunaan Surat sebagai Media Promosi
Surat tidak dapat dijadikan sebagai media promosi karena surat hanya dapat diakses oleh penerima surat saja. Surat tidak dapat menjangkau audiens yang lebih luas seperti media iklan. Oleh karena itu, surat tidak dapat digunakan sebagai sarana promosi produk atau jasa.
Penggunaan Surat untuk Mengganti Tanda Bukti Resmi
Surat tidak dapat digunakan untuk mengganti tanda bukti resmi seperti kwitansi, faktur, atau nota pembayaran. Tanda bukti resmi harus mencantumkan informasi yang lengkap dan akurat seperti nama perusahaan, alamat, jenis barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, dan keterangan lain yang diperlukan. Hal ini tidak dapat dilakukan dengan surat karena surat hanya berisi pesan atau informasi tertentu saja.
Penggunaan Surat untuk Membuat Keputusan Resmi
Surat tidak dapat digunakan untuk membuat keputusan resmi seperti keputusan rapat atau keputusan perusahaan. Keputusan resmi harus dilakukan melalui rapat atau pertemuan khusus yang dihadiri oleh semua pihak yang terkait. Keputusan resmi harus dicatat dalam bentuk notulen atau berita acara yang ditandatangani oleh semua pihak yang terkait.
Penggunaan Surat untuk Menerima Pengaduan
Surat tidak dapat digunakan untuk menerima pengaduan karena surat tidak memberikan jaminan bahwa pengaduan tersebut akan ditindaklanjuti dengan segera. Pengaduan harus disampaikan melalui saluran resmi yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau instansi terkait. Saluran resmi ini biasanya meliputi call center, email, atau formulir pengaduan yang telah disediakan.
Kesimpulan
Surat adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang umum digunakan dalam kegiatan administrasi. Namun, tidak semua kegiatan administrasi memerlukan surat sebagai sarana komunikasi tertulis. Surat tidak dapat digunakan sebagai media promosi, mengganti tanda bukti resmi, membuat keputusan resmi, atau menerima pengaduan. Oleh karena itu, perlu diketahui bahwa fungsi surat dalam kegiatan administrasi hanya terbatas pada keperluan tertentu saja.
