Administrasi keuangan adalah salah satu pekerjaan yang dilakukan dalam ruangan kantor dan selalu dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan. Sesuai nama pekerjaannya, tugas administrasi keuangan tidak bisa lepas dari proses menghitung uang. Dibalik itu, cakupan kerjanya ternyata cukup luas sehingga butuh kecepatan dan ketepatan dalam mengerjakannya.
Tugas Administrasi Keuangan
Walaupun ada beberapa perusahaan yang menerima lulusan sarjana dari segala jurusan, tapi bukan berarti pekerjaan ini tidak membutuhkan keahlian khusus. Jika ada lowongan administrasi keuangan yang menerima lulusan baru dari segala jurusan, jangan langsung melamarnya sebelum mengetahui tugas-tugas pokoknya seperti berikut :
1. Membuat Rancangan Keuangan Perusahaan
Pekerjaan pertama yang harus dipahami oleh seorang admin keuangan adalah membuat rancangan keuangan perusahaan sesuai kebutuhan. Rancangan ini harus disusun sesuai dengan format yang benar. Biasanya berkaitan dengan kas masuk dan keluar, peminjaman, serta pembayaran yang sudah dan akan melewati tempo.
2. Menerima dan Mengarsip Seluruh Faktur, Dokumen, Serta Bukti Transaksi Perusahaan
Setiap hari perusahaan tentu akan melakukan transaksi, baik dengan pelanggan ataupun pihak lainnya yang berperan penting dalam perusahaan. Admin bertugas menerima dan menampung segala jenis transaksi tersebut. Setelah itu, langsung mengarsipnya dengan rapi untuk dimasukkan dalam laporan keuangan.
3. Membuat dan Mencetak Surat Tagihan
Selain menerima transaksi, tugas penting seorang admin keuangan adalah membuat dan mencetak segala surat tagihan kepada pelanggan. Tugas ini sengaja dibebankan kepada admin untuk mengetahui proses transaksi keuangan secara langsung. Proses ini akan mempermudah admin dalam mencatatnya langung ke dalam buku laporan.
4. Menginput Seluruh Transaksi Keuangan
Selanjutnya, tugas administrasi keuangan yang paling pokok adalah menginput seluruh transaksi keuangan dalam perusahaan. Transaksi tersebut meliputi penerimaan uang kas, hutang, serta piutang. Baik yang dilakukan secara langsung antara pelanggan dengan admin, ataupun secara tidak langsung melalui data tertulis.
5. Mengatur dan Memeriksa Lalu Lintas Keuangan Perusahaan
Seluruh lalu lintas keuangan dalam perusahaan harus dikuasai oleh bagian administrasi sebagai pihak yang paling berhak untuk mengaturnya. Mulai dari mengatur jumlah uang yang wajib disetor ke perusahaan, membagikan nominal gaji karyawan, hingga membuka rekening baru.
6. Menyusun Laporan Keuangan
Laporan keuangan akan mempermudah perusahaan untuk mengetahui pemasukan dan pengeluaran yang dilakukan setiap harinya. Dengan demikian, bisa diketahui apakah posisi perusahaan sedang mengalami keuntungan atau justru kerugian. Melalui ketelitian admin, segala laporan keuangan harian, mingguan, bulanan, bahkan tahunan bisa diketahui secara detail.
7. Berkonsultasi dengan Konsultan Keuangan dan Pajak dalam Membuat Laporan
Beberapa perusahaan besar terkadang tidak membebankan semua masalah keuangan kepada administrasi. Khusus untuk mengelola dan menghitung pajak yang wajib dibayar, biasanya ada bagian khusus yang disebut konsultan pajak dan keuangan.
Demi mempermudah proses membuat laporan bulanan dan tahunan, admin wajib berkonsultasi dengan konsultan pajak dan keuangan tersebut. Hal ini dilakukan demi mengetahui perkiraan pengeluaran dalam waktu tertentu.
8. Membayar Hutang Perusahaan Serta Tagihan Lainnya
Dengan berkonsultasi kepada konsultan pajak dan keuangan, admin akan lebih sigap mempersiapkan uang untuk membayar kewajiban yang harus segera dipenuhi. Kewajiban tersebut adalah membayar pajak ataupun tagihan listrik. Dengan begitu, arus keuangan tetap stabil dan tidak ada kekurangan atau kelebihan dalam satu waktu.
9. Menyusun Kebijakan Terkait Keuangan Bersama Pihak Terkait
Karena paling mengetahui kondisi keuangan perusahaan, maka kebijakan terkait keuangan tidak bisa disusun tanpa peran seorang administrasi. Dengan demikian, admin harus ikut membantu menyusun kebijakan anggaran keuangan kepada konsultan keuangan ataupun divisi lainnya. Dalam menyusun kebijakan ini, senjata utama admin adalah laporan bulanan dari jumlah debit dan kredit perusahaan.
10. Menjaga Komunikasi Kepada Atasan dan Seluruh Karyawan Perusahaan
Karena banyak tugas yang harus dilakukan dengan berkonsultasi pada pihak lain, maka menjaga komunikasi dengan seluruh karyawan wajib dilakukan admin keuangan.
Terlebih kondisi keuangan perusahaan merupakan hal yang harus diketahui semua divisi. Dengan begitu, karyawan bisa meningkatkan kualitas kerjanya untuk menjaga kestabilan pemasukan dalam perusahaan.
Kisaran Gaji Administrasi Keuangan
Gaji bagian administrasi sangat dipengaruhi oleh jenis perusahaan yang menaunginya serta jenjang pendidikan yang dimiliki. Jika berada dalam perusahaan besar dengan pendidikan tinggi, gaji yang diperoleh bisa mencapai 7 hingga 10 juta setiap bulannya. Namun, untuk perusahaan standar menengah hingga ke bawah, kisaran gajinya di Indonesia adalah sebagai berikut.
No Lokasi Kisaran Gaji Rata-rata 1 Jakarta Rp1.001.000,00 – Rp9.167.000,00 Rp4.055.251,00 per bulan 2 Tangerang Rp1.099.000,00 – Rp6.555.000,00 Rp3.262.250,00 per bulan 3 Bandung Rp.1.460.000,00 – Rp10.115.000,00 Rp4.823.478,00 per bulan 4 Surabaya Rp1.377.000,00 – Rp6.266.000,00 Rp3.355.718,00 per bulan 5 Palembang Rp2.087.000,00 – Rp10.468.000,00 Rp5.488.398,00 per bulan
Kualifikasi Menjadi Administrasi Keuangan
Dengan kisaran gaji yang terbilang cukup menggiurkan tersebut, tentu sangat menarik bagi seluruh kalangan untuk melamar posisi ini. Walaupun sudah mengetahui tugas yang harus dilakukan seorang admin keuangan, kualifikasi yang dibutuhkan setiap perusahaan tetap harus dipenuhi, di antaranya :
Pendidikan Minimal SMK Akuntansi atau S1 Segala Jurusan
Secara akademik, pendidikan S1 memang lebih tinggi dari SMK. Namun, kebanyakan perusahaan akan memilih calon karyawan yang pernah berpengalaman sebelumnya. Jadi, peluang lulusan SMK akuntansi terkadang lebih besar dibandingkan S1 segala jurusan untuk menjadi seorang admin keuangan.
Mengerti Prinsip dan Perhitungan Dasar Akuntansi
Syarat inilah yang jarang disanggupi oleh setiap lulusan baru, karena termasuk salah satu keahlian khusus yang harus dilatih sebelumnya. Jadi, sebelum memutuskan menjadi admin keuangan, pastikan untuk mengetahui prinsip dasar akuntansi. Terlebih prinsip tersebut akan terus digunakan dalam praktek kerjanya.
Mampu Mengoperasikan Komputer Khususnya Microsoft Excel
Secara umum, semua perusahaan di Indonesia saat ini sudah menggunakan komputer untuk mempermudah pekerjaan. Kalaupun ada yang bekerja manual degan kertas, biasanya masih tergolong pengusaha mikro yang pengusahanya sekaligus menjadi admin. Oleh sebab itu, Anda wajib bisa mengoperasikan komputer khususnya program Excel yang mempermudah pengolahan angka.
Mampu Berhitung dengan Baik dan Cepat
Jangan mencoba melamar sebagai administrasi keuangan jika tidak memiliki kemampuan berhitung yang baik. Anda tentu tahu bahwa pekerjaan ini akan terus berurusan dengan perhitungan uang. Semakin baik dan cepat dalam berhitung, semakin tinggi pula kualitas dan profesionalitas kerja yang dihasilkan.
Teliti dan Rapi
Kecakapan berhitung juga harus diimbangi dengan ketelitian serta kerapian, mengingat seluruh keuangan perusahaan ada dalam hitungan admin. Jika salah menghitung, maka analisis keuntungan dan kerugian yang diterima perusahaan tidak akan akurat. Akibatnya, seluruh pihak perusahaan bisa dirugikan dengan laporan yang salah dari admin.
Mengerti Perpajakan
Tidak semua perusahaan menggunakan konsultan pajak untuk mengurus masalah pembayaran pajak perusahaan. Sebagai pengganti posisi tersebut, tugas perhitungan pajak akan dibebankan pada admin keuangan. Oleh sebab itu, seorang admin minimal mengerti rumus perpajakan untuk membuat Pelaporan Pajak Bulanan (PPN).
Baca juga: Tugas Administrasi Gudang
Jika Anda bercita-cita menjadi seorang admin keuangan kantor yang profesional, pastikan untuk melatih kemampuan dan ketelitian berhitung sejak dini. Agar bisa menjalankan tugas administrasi keuangan di perusahaan ternama dengan gaji besar, ikutilah jenjang pendidikan yang lebih tinggi dan fokus pada jurusan akuntansi.
