Dalam memenuhi visi misi serta target perusahaan, dibutuhkan bagian personalia yang fokus mengelola karyawan dalam sebuah perusahaan. Posisi manajer personalia sangat penting sehingga tugas manajer personalia sulit digantikan dengan divisi lainnya. Hal ini disebabkan karena kualitas produk perusahaan dipengaruhi oleh kinerja karyawan yang dikelola dan diawasi oleh personalia.
Tugas Manajer Personalia
Secara umum, tugas manajer bagian personalia adalah mengelola karyawannya agar mampu memenuhi tujuan perusahaan. Namun, pekerjaan ini tidak bisa dilakukan tanpa tugas pendukung lainnya yang saling mempengaruhi antara satu dengan lainnya, yaitu :
1. Membuat Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja dalam Perusahaan
Untuk mengembangkan sebuah perusahaan, kualitas kerja yang dilakukan karyawan harus maksimal. Personalia bertugas mengawasi kondisi perusahaan untuk menganalisa perlu atau tidaknya menambahkan karyawan.
2. Membuka Lowongan Kerja dan Memilih Calon Tenaga Kerja
Dari hasil pengawasan, jika dirasa perlu menambahkan karyawan untuk meningkatkan kualitas kerja, maka personalia akan mencari karyawan baru dengan membuka lowongan.
Kriteria karyawan yang dibutuhkan harus tertulis dalam lowongan yang disebar. Hal ini akan memudahkan proses seleksi calon pekerja baru yang memenuhi kriteria.
3. Membuat Perjanjian Kerja dengan Karyawan
Dari sekian banyak calon pelamar kerja yang sudah melalui tahap seleksi, tentu personalia akan menemukan beberapa calon yang berpotensi dan dianggap mampu memenuhi tujuan perusahaan.
Setelah melalui masa percobaan dan dianggap lolos kriteria, personalia bertugas membuat perjanjian kerja yang bersifat tertulis.
4. Sebagai Jembatan Antara Karyawan dengan Perusahaan
Personalia juga berperan sebagai jembatan yang menghubungkan karyawan dengan pihak perusahaan. Dengan demikian, segala keluhan terkait kesejahteraan kerja bisa disampaikan kepada personalia untuk disampaikan ke pihak manajemen.
5. Membuat Program Untuk Meningkatkan Kualitas Karyawan
Demi meningkatkan kualitas karyawan, personalia bisa membuat beberapa program pendukung. Misalnya, memberikan pelatihan tenaga kerja sesuai fungsi dan divisinya. Selain itu, dalam setiap divisi bisa dibentuk susunan organisasi dengan jabatan tertentu sesuai potensi karyawan.
6. Mengawasi Pekerjaan Karyawan
Karena menjadi jembatan penghubung antara karyawan dan perusahaan, personalia harus bisa dekat dengan karyawan sehingga lebih rajin mengawasi kinerjanya di lapangan. Pengawasan juga berfungsi untuk mengetahui kepatuhan karyawan terhadap aturan perusahaan.
7. Menyusun Daftar Hadir Atau Absensi Karyawan
Tugas manajer personalia yang paling akrab dengan karyawan adalah menyusun daftar hadir serta merekap data hasil absensi tersebut setiap harinya. Hal inilah yang paling ditakuti oleh karyawan, karena absensi sangat mempengaruhi kualitas kerjanya di perusahaan.
8. Memberi Penilaian Kinerja Karyawan
Dari hasil pengawasan yang dilakukan secara langsung ataupun melalui daftar hadir, personalia bisa memberi penilaian terhadap kinerja karyawan. Selain itu, potensi masing-masing karyawan juga bisa dikenali dengan mudah. Jika ada karyawan yang kurang berpotensi dan mengalami penurunan kualitas, maka akan diambil tindakan tertentu.
9. Memberikan Gaji dan Menerima Pertanyaan Terkait Gaji
Walaupun gaji karyawan dikelola oleh admin keuangan, namun jumlah nominalnya sangat dipengaruhi oleh penilaian personalia. Gaji bisa naik jika kinerjanya bagus, demikian sebaliknya. Oleh sebab itu, personalia bertugas memberikan gaji tersebut dan menjawab segala pertanyaan terkait gaji.
10. Menumbuhkan Sikap Positif Terhadap Karyawan
Seorang manajer personalia harusnya juga bisa menumbuhkembangkan sikap positif bagi karyawan dengan memberikan contoh yang baik dan juga sikap yang hormat.
Anda harus menjadi seorang teladan yang menjadi patokan bagi karyawan agar bisa memiliki sikap positif dan selalu berpikir baik kedepannya.
11. Sumber Informasi Mengenai Kebijakan Perusahaan Kepada Karyawan
Segala kebijakan yang dilakukan perusahaan terkait karyawan tidak lepas dari laporan personalia terhadap kinerja karyawan. Oleh sebab itu, jika ada kebijakan tertentu personalia sudah mengetahui alasannya. Dalam hal ini, personalia bisa menjadi sumber informasi bagi karyawan yang ingin mengetahuinya.
12. Menyimpan Semua Catatan Masing-masing Karyawan
Setiap karyawan memiliki profil lengkap, serta berkas ijazah yang harus diserahkan saat melamar kerja. Berkas ini disimpan oleh personalia lengkap dengan catatan kerjanya untuk mempermudah proses evaluasi serta pendataan.
13. Membuat Peringatan Atau Memberhentikan Karyawan
Jika ada karyawan yang mengalami penurunan kualitas kerja atau melanggar aturan di perusahaan, personalia wajib memberikan peringatan. Jika pelanggaran yang dilakukan sangat fatal dengan penurunan kinerja yang sulit diperbaiki, personalia berhak mengeluarkan karyawan tersebut setelah memenuhi haknya.
Kisaran Gaji Manajer Personalia
Manajer Personalia adalah salah satu pekerjaan yang diincar banyak orang, khususnya lulusan psikologi. Hal ini disebabkan karena gaji yang diperoleh cukup tinggi dengan jenis pekerjaan yang tidak membutuhkan banyak tenaga. Kisaran gaji personalia di Indonesia adalah :
No Lokasi Kisaran Gaji Rata-rata 1 Jakarta Rp2.162.000,00 – Rp22.965.000,00 Rp9.780.873,00 per bulan 2 Bandung Rp1.051.000,00 – Rp24.806.000,00 Rp8.712.728,00 per bulan 3 Surabaya Rp.2.625.000,00 – Rp11.653.000,00 Rp6.348.905,00 per bulan 4 Medan Rp846.000,00 – Rp21.674.000,00 Rp7.462.691,00 per bulan 5 Bandar Lampung Rp2.935.999,00 – Rp14.460.000,00 Rp7.623.342,00 per bulan
Persyaratan Menjadi Manajer Personalia
Walaupun pekerjaannya terlihat mudah dengan tawaran gaji yang cukup tinggi, namun syarat menjadi personalia cukup ketat. Ini dilakukan perusahaan demi mencetak karyawan yang berkualitas. Syarat tersebut di antaranya :
Pendidikan Minimal D3 hingga S1
Untuk menjadi personalia pada perusahaan menengah ke bawah, syarat terkait tingkat pendidikan tidak terlalu berat, yakni hanya lulusan diploma segala jurusan. Sementara pada perusahaan yang lebih besar, syaratnya wajibnya adalah memiliki pendidikan D3 atau S1 dengan jurusan hukum atau psikologi.
Memahami Undang-undang Ketenagakerjaan
Berkaitan dengan kesejahteraan karyawannya, personalia wajib mengetahui undang-undang terkait ketenagakerjaan. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kebijakan perusahaan yang sekiranya melanggar undang-undang, demi tetap menjaga kenyamanan tenaga kerjanya.
Memahami Program Absensi
Bentuk program absensi sangat beragam, ada yang manual menggunakan buku, komputer, fingerprint, ataupun deteksi wajah. Untuk mempermudah proses pemantauan daftar hadir karyawan, personalia harus memiliki bekal pemahaman terhadap segala program absensi tersebut.
Mampu Menggunakan Microsoft Excel
Microsoft Excel hampir selalu menjadi syarat wajib untuk bekerja di kantor, karena segala data yang dikelola baik kualitatif atau kuantitatif memanfaatkan program ini. Jika pengolahan angka, maka Excel membantu proses penghitungan dengan rumus. Sementara, untuk pengolahan data bisa memanfaatkan kolom dari program Excel.
Memiliki Jiwa Kepemimpinan yang Baik
Agar segala program yang dibuat personalia bisa diikuti oleh semua karyawan, seseorang yang bertugas pada posisi ini harus memiliki jiwa kepemimpinan yang baik. Dengan demikian, karyawan bisa menerima ketetapan yang dibuat oleh personalia serta menghormatinya.
Memiliki Kemampuan Komunikasi Interpersonal yang Baik
Kebanyakan personalia dalam perusahaan terlihat angkuh karena merasa posisinya berada di atas karyawan biasa. Akibatnya, komunikasi antara personalia dengan karyawan tidak berjalan dengan baik. Padahal, kemampuan ini harus dimiliki untuk mendukung tugas yang dikerjakan terkait kesejahteraan karyawan.
Kepribadian Baik
Semua jenis posisi dalam pekerjaan tentu membutuhkan kriteria kepribadian yang baik bagi calon karyawannya. Khusus untuk personalia, kepribadian baik ini mencakup dua hal. Pertama, baik dari luar sehingga terlihat ramah dan disukai karyawannya. Kedua, baik dari dalam terkait kejujurannya dalam bekerja.
Baca juga: Tugas Manajer Pemasaran
Peran penting personalia yang membutuhkan loyalitas tinggi, sering kali membuat perusahaan merekrut orang dari dalam untuk menempati posisi ini. Kalaupun menggunakan orang luar, maka proses seleksi sangat ketat sehingga tidak mudah melamar pekerjaan tersebut. Dengan demikian, jika ingin lolos seleksi, Anda wajib mempelajari tugas manajer personalia terlebih dahulu.
