Banyak orang yang mendambakan pekerjaan untuk menjadi seorang pegawai bank karena dianggap mempunyai gaji dan tunjangan yang besar. Namun tahukah Anda bahwa gaji dan tunjangan yang besar ini sepadan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang tidak kalah besar. Tugas administrasi bank adalah salah satu pekerjaan yang mempunyai peranan dan tanggung jawab besar.
Bekerja di sebuah bank tidak harus menjadi seorang teller, front office atau marketing. Ada juga pekerjaan menjadi administrasi bank yang jarang diketahui orang. Nah, administrasi bank ini hampir sama dengan pekerjaan menjadi seorang administrator di perusahaan lainnya, yang membedakan adalah ruang lingkup pekerjaannya. Seperti apakah detail pekerjaan menjadi seorang administrasi bank?
Tugas Administrasi Bank
Tenaga administrasi bank mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sama dengan staf administrasi pada umumnya. Beberapa tugas utama seorang administrasi bank adalah :
1. Mengatur Komunikasi Antara Manajemen dan Pegawai Bank
Administrasi bank adalah orang yang bertanggung jawab dalam mengatur komunikasi antara manajemen dan juga para pegawai bank. Komunikasi terpusat melalui administrasi bank karena ia yang bertugas menyampaikan pesan ke berbagai pegawai kemudian menindaklanjuti dengan klien atau rekan yang diajak kerjasama.
Administrasi bank bertugas untuk memperlancar hubungan antara berbagai pihak, serta membuat komunikasi lebih lancar.
2. Mengelola Laporan Hasil Pemasaran Produk atau Layanan Bank
Tugas para pegawai bank bukan hanya melayani keuangan nasabah yang datang, ya! Ada juga seorang marketing yang menjualkan berbagai produk-produk dan layanan bank di luar sana. Nah, siapakah yang mencatat dan melakukan rekapitulasi data produk atau layanan yang berhasil dijualkan oleh marketer bank?
Tugas untuk mengelola laporan dan mencatat rekapitulasi hasil pemasaran produk dan layanan bank diserahkan kepada administrasi bank. Laporan ini perlu direkapitulasi dengan sistematis agar mudah dipahami oleh kepala kantor cabang bank.
3. Mengurus Keperluan Kantor Cabang Bank
Apapun yang diperlukan oleh kantor cabang mulai dari alat tulis kantor, mesin cetak buku tabungan, lemari kunci, printer kartu atau perangkat perbankan lainnya,seorang administrasi bank bertugas untuk memastikan bahwa semua sarana dan prasarana yang ada di kantor cabang berfungsi sebagaimana mestinya.
Apabila ada kerusakan ataupun perangkat perbankan yang perlu diganti, maka administrasi bank bertugas untuk melakukan pencatatan dan melakukan perbaikan yang diperlukan agar menunjang kinerja pegawai bank lainnya.
4. Merawat Inventaris Kantor
Setiap kantor, tidak peduli seberapa besar atau kecil, memiliki banyak barang berharga yang perlu untuk dipantau. Oleh sebab itu, sudah menjadi tugas bagi seorang tenaga administrasi bank untuk menjaga dan mengelola inventaris kantor. Ya, tugas dari administrasi bank juga harus mencatat apa saja fasilitas yang sekiranya dibutuhkan oleh pegawai kantor dan merawat inventaris.
Dengan mengelola inventaris kantor, maka pegawai bank atau pihak manajemen akan lebih mudah melacak setiap persediaan, fasilitas dan aset apapun yang dimiliki oleh kantor cabang. Bayangkan jika inventaris kantor tidak dikelola dengan baik, mungkin ada pembelian inventaris yang sebenarnya tidak diperlukan.
5. Bertanggung Jawab Dalam Mengeluarkan Surat
Membuat surat keluar adalah tugas utama seorang administrasi bank. Administrasi bank adalah orang yang berperan penting dalam membuat surat keterangan bank, surat pernyataan, surat permohonan kerjasama, surat izin dan sebagainya.
Jika ada pegawai bank yang membutuhkan surat, maka administrasi bank adalah orang yang bertanggung jawab untuk membuat keperluan surat kantor.
6. Mencatat Surat Masuk
Tugas administrasi bank bukan hanya membuat surat keluar saja, melainkan juga mencatat surat-surat yang masuk untuk kantor cabang bank. Dalam satu bulan, umumnya akan selalu ada surat masuk ke kantor cabang.
Baik itu surat permohonan dukungan usaha, surat permohonan kerjasama, surat keterangan kerja, surat permohonan referensi bank, surat pengembalian garansi bank, surat kuasa dan sebagainya. Semua surat-surat yang masuk ke kantor cabang bank harus dicatat untuk kemudian diarsipkan oleh tenaga administrasi bank.
7. Membuat Anggaran Belanja Keperluan Kantor
Administrasi bank juga bertugas untuk membuat rancangan anggaran untuk belanja apapun yang menjadi keperluan kantor dan kebutuhan administrasi kantor.
Keperluan kantor tidak hanya terfokus pada sarana dan prasarana kantor cabang bank saja, melainkan juga program-program rutinan kantor, outing kantor maupun program lainnya.
Rancangan anggaran ini perlu dibuat dengan budget yang realistis dan laporan yang sistematis untuk kemudian diajukan kepada kepala kantor cabang.
Kisaran Gaji Administrasi Bank
Berbeda dari gaji administrasi di perusahaan pada umumnya, untuk menjadi administrator bank, Anda akan mendapat upah di atas rata-rata UMK (Upah Minimum Kerja) yang berlaku di daerah Anda. Kisaran gaji tenaga administrasi bank adalah Rp 3.500.000 hingga Rp 8.000.000.
Besaran gaji yang diberikan ini tergantung seberapa besar kantor cabang bank tempat Anda bekerja. Mengapa? Sebab adapula beberapa bank yang memberikan gaji kepada tenaga administrasi bank sebesar Rp 10.000.000 – Rp 12.000.000.
Tentunya besaran gaji yang Anda dapatkan ini tergantung pula pada seberapa lama Anda bekerja dan seberapa besar pengalaman yang Anda miliki. Nah, besaran gaji yang diberikan ini belum termasuk dengan uang tunjangan, ya!
Ada dua tunjangan yang biasa diberikan kepada administrai bank meliputi tetap dan tidak tetap. Tunjangan tetap akan diberikan kepada administrasi bank di setiap bulannya berupa uang transportasi, insentif jabatan, tunjangan untuk kesehatan dan sebagainya.
Sementara untuk tunjangan tidak tetap diberikan ketika hari raya yang disebut dengan THR. Besaran tunjangan yang didapatkan pada hari raya ini didasarkan pada berapa lama tenaga administrasi bank bekerja.
Kualifikasi atau Syarat Melamar Menjadi Administrasi Bank
Seperti halnya peran pekerjaan apa pun, memiliki pengalaman akan selalu diutamakan. Namun tidak masalah jika Anda belum mempunyai pengalaman di bidang administrasi selama Anda sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
Apabila Anda ingin sekali menjadi seorang administrasi bank, maka syarat umum yang harus Anda miliki adalah :
- Lulusan D3/S1 semua jurusan (jurusan yang relevan dalam administrasi kantor atau bidang terkait lebih disukai).
- IPK minimal 3.00.
- Memahami materi tentang administrasi perkantoran dan juga perbankan.
Adapun kemampuan yang harus Anda kuasai di antaranya adalah :
- Pengalaman yang terbukti sebagai administrator kantor, asisten kantor atau peran yang relevan.
- Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang bagus.
- Mempunyai kemampuan leadership yang sangat baik.
- Paham dengan prosedur manajemen kantor dan prinsip-prinsip akuntansi dasar.
- Mempunyai pengetahuan yang sangat baik tentang MS Office dan software lainnya tentang manajemen kantor.
- Pandai dalam memecahkan masalah.
Apabila Anda merasa mempunyai skill dan minat bekerja menjadi tenaga administrasi bank, maka Anda bisa mencari lowongan kerja dengan posisi ini di berbagai situs atau sosial media.
Baca juga: Tugas Administrasi Umum
Tugas administrasi bank hampir sama dengan perusahaan-perusahaan pada umumnya, kok! Hanya saja gaji dan tunjangan yang diberikan lebih besar dari perusahaan pada umumnya. Jadi, mengapa tidak untuk mencoba melamar pekerjaan ini jika dirasa Anda mampu?
