Tahukah Anda bahwa tugas customer service bukan hanya tentang mendengarkan pelanggan dan menyelesaikan masalah mereka saat dibutuhkan. Banyak sekali peran dan tanggung jawab utama yang dimiliki oleh seorang customer service terkait dengan tugasnya sehari-hari.
Di bidang layanan pelanggan, tugas seorang customer service harus memastikan pelanggan perusahaan senang dengan produk atau layanan yang g mereka terima. Bergantung pada perannya, seorang customer service umumnya berbicara kepada orang-orang melalui telepon atau tatap muka dan dituntut mempunyai komunikasi interpersonal yang bagus. Seperti apakah tugas dari customer service?
Tugas Customer Service
Sesuai dengan nama pekerjaannya, maka tugas dari seorang customer service tidak akan jauh dari melayani pelanggan perusahaan tempat ia bekerja.
Customer service biasanya bekerja melalui telepon, tetapi beberapa ada juga yang berinteraksi dengan customer secara langsung, melalui email atau teks, live chat, dan melalui media sosial. Berikut adalah tugas seorang customer service :
1. Membangun Hubungan Baik dengan Pelanggan
Tugas utama seorang customer service adalah membangun hubungan baik dengan pelanggan. Biasanya ia akan bertugas menghubungi customer baru melalui keterampilan komunikasi yang sangat baik. Customer service juga harus menangani masalah layanan customer dan memberikan solusi yang tepat.
Penanganan masalah yang baik menunjukkan kepada customer bahwa kehadirannya penting dan dihargai, sehingga membuat mereka ingin kembali.
2. Menghandle Customer yang Sulit
Salah satu bagian yang paling menuntut dari pekerjaan customer service adalah berurusan dengan pelanggan yang marah dan tidak puas dengan produk atau layanan perusahaannya bekerja. Ya, sebagai customer, mereka memang memiliki hak untuk marah dan protes. Adapun tugas dan peran customer service adalah meredakan situasi.
Customer service harus menemukan pemecahan masalah yang tepat agar pelanggan yang marah dan tidak puas bisa dikendalikan dengan baik.
3. Mengenal Pelanggan
Dikenali oleh customer service bisa membuat seorang pelanggan merasa bahagia dan puas. Oleh karena itu, seseorang yang bekerja di bidang customer service perlu memiliki memori yang sangat baik dan mencoba mengingat siapa saja pelanggan yang mungkin pernah berurusan dengannya di masa lalu.
Untuk memudahkan customer service mengingat, ada sistem Content Management System (CMS) yang mana panggilan telepon sebelumnya bisa direkam dan dipantau.
4. Memberikan Layanan Terbaik untuk Customer
Salah satu tugas utama customer service memberikan layanan terbaik bagi pelanggan dan selalu memastikan bahwa pelanggan puas dengan layanan yang mereka terima. Oleh sebab itu, customer service harus bisa ramah dan komunikatif agar pelanggan merasa senang dan puas dengan layanan atau produk yang dibelinya.
5. Menegosiasikan Perjanjian dengan Customer Sesuai dengan Kebijakan Perusahaan
Kebanyakan customer adalah orang yang suka bernegosiasi ketika hendak membeli produk atau layanan. Salah satu bagian dari pekerjaan customer service tentunya adalah bisa bernegosiasi dengan customer dan mencapai kesepakatan yang sesuai dengan harapan pelanggan serta kebijakan perusahaan.
Dengan demikian, agen customer service harus memiliki keterampilan negosiasi yang sangat kuat, tetapi juga harus menyadari kebijakan dan prosedur yang berlaku dalam perusahaan agar sama-sama menguntungkan.
6. Berurusan dengan Administrasi Pelanggan
Banyak kantor saat ini yang mulai menerapkan kebijakan ‘paperless’ dan semua administrasi bisa langsung diinput ke cloud perusahaan. Nah, tugas customer service sendiri adalah berurusan dengan administrasi perusahaan dengan cara yang tepat.
Apakah mengurus dokumen perusahaan, bekerja dengan sistem CMS yang terkomputerisasi atau mengelola laporan statistik, semua tugas-tugas itu adalah bagian dari tanggung jawab customer service.
Dengan demikian, customer service ini umumnya juga perlu memiliki keterampilan IT yang bagus sehingga dapat menggunakan database CMS yang tepat untuk digunakan oleh perusahaan tempatnya bekerja.
7. Mempelajari Produk, Layanan, dan Harga yang Dijual oleh Perusahaan
Customer service harus mengetahui detail produk atau layanan apa yang sebenarnya dijual oleh perusahaan tempatnya bekerja. Tugas yang sangat penting oleh seorang customer service adalah memahami perusahaan dari dalam dan luar.
Customer service perlu tahu apa layanan dan produk yang ditawarkan, dan juga perlu tahu harga produk dan layanan ini. Customer service harus tetap mengetahui setiap perubahan harga, termasuk penawaran dan penjualan khusus.
8. Menjawab Telepon
Sebagian besar kontak dengan pelanggan akan dilakukan melalui telepon. Dengan demikian, salah satu tugas customer service adalah menjawab telepon dan menangani pertanyaan customer dengan tepat.
Untuk melaksanakan tugas ini, maka umumnya dibutuhkan keterampilan komunikasi yang sangat kuat, karena customer service akan sering berbicara dengan pelanggan.
Customer service juga harus multi-tasking. Mengapa? Sebab ia harus sering membuka program CMS dan melakukan tugas-tugas lain, dan pada saat yang sama customer service juga harus tetap terhubung dengan pelanggannya via telepon.
Kisaran Gaji Customer Service
Kisaran gaji yang akan didapatkan oleh customer service sebenarnya berbeda-beda, sesuai dengan perusahaan tempatnya bekerja. Jam kerja juga bergantung pada perusahaan dan industrinya.
Misalnya, jika bekerja di sektor keuangan, maka ia cenderung bekerja pada hari kerja selama 8-9 jam. Namun, jika customer service bekerja di pusat panggilan atau perusahaan produk dan layanan, maka ia harus bekerja dengan sistem shifting. Bahkan banyak perusahaan yang menerapkan sistem shifting 24 jam untuk karyawan customer service.
Nah, kisaran gaji customer service biasanya ada di angka 2 juta hingga 5 juta per bulan. Namun, adapula customer service yang mendapatkan gaji sesuai dengan Upah Minimum Rakyat (UMR) yang berlaku.
Gaji yang diberikan belum termasuk dengan bonus insentif, ya! Beberapa tambahan insentif ini bisa berupa upah lembur, tunjangan hari raya dan BPJS Kesehatan.
Syarat Melamar Customer Service
Jika Anda sangat berminat menjadi seorang customer service, berikut adalah beberapa syarat umum yang perlu Anda miliki untuk mendaftar :
- Pria atau Wanita
- Usia 18 – 30 tahun
- Lulusan SMA/SMK, D3 atau S1 jurusan apapun
Adapun kemampuan atau skill yang harus dikuasai untuk bekerja di bidang customer service adalah :
Mempunyai Keterampilan Komunikasi
Keterampilan utama customer service terletak pada kemampuannya berkomunikasi dengan baik kepada customer yang datang dari berbagai latar belakang. Customer service harus bisa berinteraksi sesuai dengan pengalaman dan situasi customer. Kemampuan interpersonal yang baik bisa menciptakan interaksi positif customer service dengan pelanggan perusahaan.
Mempunyai Manajemen Konflik yang Baik
Banyak pelanggan mengalami masalah dengan produk atau layanan yang telah dibelinya sehingga customer service harus terampil dalam menangani masalah yang dihadapi oleh setiap pelanggan. Skill manajemen konflik harus dimiliki oleh seorang customer service.
Terampil Menggunakan Microsoft Office atau Aplikasi yang Berkaitan dengan Tugas Customer Service
Customer service harus terampil dalam mengelola catatan pelanggan, mengingat detail interaksi dan setiap pertanyaan yang perlu ditindaklanjuti. Untuk menunjang tugas itu, maka customer service harus terampil dalam menggunakan layanan Microsoft Office ataupun aplikasi lainnya yang menunjang kinerjanya.
Baca juga: Tugas Administrasi Kesehatan
Anda yang merasa bahwa tugas customer service tidak begitu sulit dan sesuai dengan minat dan kemampuan Anda, segera cari lowongan pekerjaan di bidang ini. Banyak sekali perusahaan yang membuka lowongan pekerjaan customer service yang bisa Anda manfaatkan.
