Salah satu pekerjaan dalam bidang administrasi yang sering dibutuhkan perusahaan adalah admin penjualan. Terlebih dengan berkembangnya perdagangan melalui media online, sehingga membutuhkan administrasi khusus yang fokus mengelola bagian penjualan. Karena jangkauan tugas administrasi penjualan sangat luas, tidak heran jika banyak sekali lowongan untuk posisi ini.
Tugas Administrasi Penjualan
Admin penjualan sering dikenal dengan istilah admin sales, namun antara keduanya memiliki pekerjaan yang sedikit berbeda. Hal ini disebabkan karena admin lebih fokus pada pengelolaan data terkait penjualan, sementara sales fokus menjual ke lapangan. Untuk mempermudah Anda dalam membedakannya, berikut adalah detail tugas admin penjualan.
1. Membuat Target Penjualan Harian
Salah satu tugas admin penjualan dengan sales yang mirip adalah membuat target penjualan setiap harinya. Admin juga dituntut oleh perusahaan agar mampu mencapai target penjualan yang diinginkan.
Jika penjualan tidak sesuai target, terkadang admin juga turut membantu dalam proses penjualan sekaligus mencatatnya sebagai laporan.
2. Menangani Permintaan Pelanggan Secara Langsung atau Telepon
Kontak yang biasa tertera dalam suatu produk yang dijual melalui online ataupun secara langsung adalah adalah nomor admin. Oleh sebab itu, segala proses pembelian juga sering dilakukan oleh pelanggan melalui telepon.
Administrasi sales berperan melayani proses pembelian dan memberikan informasi kepada konsumen terkait keunggulan produk sekaligus mencatatnya.
3. Menjaga Komunikasi yang Baik dengan Pelanggan
Karena sering berkomunikasi dengan konsumen yang berbeda karakter, admin dituntut untuk mampu menjaga komunikasi yang baik dengan pelanggan. Hal ini dilakukan untuk menarik pembeli agar berlangganan membeli produk pada perusahaan yang menaunginya. Selain itu, dengan menjaga komunikasi akan memungkinkan adanya kerja sama berkelanjutan yang menguntungkan.
4. Menginput Data Pesanan Penjualan
Segala pemesanan produk yang dilakukan konsumen wajib dicatat oleh bagian admin penjualan. Data tersebut selanjutnya diinput menjadi satu untuk mempermudah produksi produk yang dipesan pelanggan. Setelah itu, data yang diinput tadi direkap menjadi laporan bulanan ataupun tahunan.
5. Menginput dan Membuat Surat Jalan
Surat jalan yang menjadi tanda resmi dari perusahaan terkait produk yang dipesan konsumen wajib ditulis oleh admin. Selain membuat surat jalan, admin bisa langsung menginputnya dalam data yang sudah disusun.
6. Memproses Pesanan Lewat Surat, Email, dan Telepon
Pesanan yang dilakukan oleh konsumen melalui telepon, email, ataupun media online lainnya akan akan langsung diproses oleh admin penjualan. Pesanan tersebut selanjutnya diberikan ke bagian produksi agar segera dipersiapkan untuk dikirim. Dengan demikian, ketepatan dan kesesuaian barang yang dipesan menjadi tanggung jawab seorang admin.
7. Membuat Laporan Penjualan Bulanan dan Tahunan
Setiap harinya, administrasi penjualan akan terus merekam aktivitas penjualan dan menginputnya. Sementara setiap bulan dan tahun data tersebut akan diminta oleh pihak perusahaan untuk di evaluasi.
Jadi, data yang dibuat harus disusun dalam bentuk laporan. Dengan demikian, proses pengecekan terkait banyaknya barang yang terjual dan keuntungan yang diperoleh mudah dilakukan.
8. Menganalisa Laporan Sebagai Kinerja Penjualan
Laporan yang dibuat admin selanjutnya dianalisa kembali, apakah sudah sesuai target atau belum. Dari laporan tersebut akan mudah diketahui kinerja penjualan, apakah semakin meningkat atau menurun. Jika mengalami penurunan, admin harus meningkatkan kinerja penjualan dan menekan target
9. Melakukan Penagihan Pembayaran yang Melewati Tempo
Tugas administrasi penjualan yang tergolong cukup berat adalah melakukan penagihan kepada pelanggan yang belum melunasi pembayaran hingga melewati tempo.
Jika admin tidak mampu menagih pembayaran, maka perusahaan bisa mengalami kerugian. Bagian administrasilah yang akhirnya bertanggung jawab terhadap kerugian tersebut.
10. Menyimpan dan Memperbarui Catatan Pelanggan
Catatan konsumen yang berlangganan dengan produk perusahaan harus terus disimpan dan diperbaharui. Catatan ini menjadi bahan evaluasi yang sangat penting.
Dengan catatan tersebut, perusahaan bisa mengecek pelanggan lama yang sudah tidak membeli produk ataupun pelanggan baru yang bisa menjadi media promosi produk lainnya.
11. Membuat Rincian Pengiriman dan Status Pemesanan dari Klien
Tugas ini sering dilakukan oleh administrasi penjualan pada produk yang dijual secara online. Hal ini disebabkan karena penjualan secara online membutuhkan laporan terkait rincian pengiriman dan status pesanan yang wajib disampaikan kepada konsumen.
Kisaran Gaji Administrasi Penjualan
Setiap perusahaan menetapkan gaji admin sales dengan sistem yang berbeda-beda. Ada yang menggunakan sistem target dan komisi, ada juga yang menggunakan sistem gaji tetap.
Secara keseluruhan, gaji rata-rata administrasi bidang penjualan dalam setiap daerah berkisar 1 hingga 3 juta, dengan rincian sebagai berikut :
No Lokasi Kisaran Gaji Rata-rata 1 Jakarta Rp1.605.000,00 – Rp6.948.000,00 Rp3.815.795,00 per bulan 2 Tangerang Rp1.463.000,00 – Rp6.951.000,00 Rp3.706.305,00 per bulan 3 Surabaya Rp700.000,00 – Rp7.841.000,00 Rp3.295.661,00 per bulan 4 Denpasar Rp117.000,00 – Rp5.424.000,00 Rp2.872.175,00 per bulan
Kualifikasi Menjadi Administrasi Penjualan
Walaupun pekerjaannya cukup kompleks, namun syarat untuk menjadi seorang admin sales tidak terlalu sulit. Tidak heran jika pekerjaan ini tetap memiliki banyak peminat walaupun gaji yang diperoleh tidak terlalu besar. Berikut adalah syarat yang harus dipenuhi jika ingin menjadi seorang admin sales yang profesional.
Pendidikan Minimal SMA sederajat
Syarat pendidikan ini bersifat dinamis, karena setiap perusahaan menetapkan syarat yang berbeda-beda untuk merekrut admin sales baru. Untuk perusahaan kecil atau yang memberikan gaji dengan sistem target, syarat pendidikannya biasanya minimal SMA. Sementara bagi perusahaan besar dengan gaji tetap, pendidikan minimalnya adalah D3 atau S1.
Menguasai Microsoft Office
Seorang admin akan terus berhubungan dengan program Microsoft Office khususnya Excel. Program ini berperan penting dalam menyimpan data sekaligus membantu perhitungan jumlah penjualan. Oleh sebab itu, calon pelamar wajib menguasai program Microsoft Office khususnya Excel.
Mengerti Program Accurate, Efactur, dan Spreedsheet
Masih berkaitan dengan komputer, beberapa program perhitungan lainnya terkadang juga menjadi syarat untuk menjadi admin penjualan terutama pada perusahaan besar.
Jika syarat ini tidak tertera pada lowongan kerja yang dibuat, biasanya admin baru akan diberi pelatihan agar mampu mengoperasikan program tersebut.
Mampu Berkomunikasi dengan Baik
Komunikasi yang baik menjadi syarat yang sangat penting untuk dipenuhi oleh calon administrasi dalam penjualan. Semakin pandai dalam berkomunikasi, maka akan semakin mudah menarik konsumen untuk berlangganan. Selain itu, kecakapan komunikasi juga mempermudah admin dalam menanggapi komplain pelanggan.
Berani dan Percaya Diri
Administrasi penjualan juga dituntut untuk berani, karena akan menghadapi banyak pelanggan dengan beragam karakter. Selain berani, pastikan untuk memiliki rasa percaya diri yang tinggi, sehingga informasi produk yang diberikan kepada pelanggan bisa lebih meyakinkan.
Multitasking
Bagian administrasi juga dituntut untuk multitasking, karena pekerjaan yang dilakukan mencakup banyak hal. Selain pandai berkomunikasi demi mempertahankan pelanggan, admin juga harus cekatan dalam merekap dan menginput data penjualan sebagai bahan analisis.
Baca juga: Tugas Manajer Personalia
Bagi Anda yang pandai berkomunikasi, maka tugas administrasi penjualan tidaklah sulit. Namun, mengingat gaji yang diperoleh tidak terlalu tinggi, pastikan untuk memiliki hobi berkomunikasi dengan klien agar pekerjaan yang dijalani terasa ringan dan menyenangkan.
