5 Tugas Pokok Administrasi PLN, Kualifikasi dan Besar Gaji

Sebagai perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), tentunya PLN (Perusahaan Listrik Negara) membutuhkan tenaga kerja yang akan membantu segala hal mengenai administrasi. Tugas administrasi PLN mempunyai peran yang sangat penting dalam sebuah kantor PLN. Peran seorang administrator PLN menghandle semua kebutuhan dasar administrasi sehari-hari kantor.

Sebagaimana tugas administrasi kantor pada umumnya, administrator PLN juga melakukan pencatatan, mengeluarkan surat dan menerima surat masuk, mengarsip file-file dan sebagainya. Tugas-tugas tersebut memang menjadi tanggung jawab dasar bagi seorang administrator. Lalu apa saja sih tugas menjadi seorang tenaga administrasi PLN lebih detailnya? Dan berapa kisaran gaji yang diberikan?

Tugas Administrasi PLN

Bisakah sebuah perusahaan atau organisasi berfungsi secara efektif tanpa tenaga administrasi? Tenaga administrasi mempunyai peran kunci yang tidak boleh diremehkan. Tenaga administrasi adalah orang yang membuat proses kerja di sebuah kantor beroperasi dengan lancar.

Begitu pula administrasi PLN, seorang staf admin di PLN ini juga bertugas untuk membuat proses kerja yang ada di kantor PLN tetap berjalan dengan lancar.

Tanpa staf administrasi, operasional kantor bisa menjadi kacau dengan tumpukan dokumen yang tidak lengkap dan tidak terisi, sejumlah surat dan panggilan telepon yang tidak dijawab, dan sebagainya. Berikut adalah tugas dan peran seorang tenaga administrasi PLN :

1. Menyusun Rencana Program dan Anggaran Administrasi

Tugas administrasi PLN adalah menyusun rencana program kerjanya dan juga anggaran belanja yang dibutuhkan untuk membeli keperluan kantor. Tenaga administrasi harus mencatat dan mengelola inventaris yang dimiliki dan tugas itu akan berkaitan dengan rencana anggaran yang disusun nantinya.

2. Membuat Agenda Surat Keluar

Tidak jauh berbeda dengan tugas-tugas yang diberikan pada administrasi kantor, tenaga administrasi PLN juga ditugaskan untuk mengagendakan surat-surat keluar. Administrasi PLN perlu membuat surat keluar sesuai dengan keperluan kantor PLN.

Tahukah Anda bahwa surat yang dikeluarkan oleh sebuah kantor ternyata juga bisa menjadi tolak ukur kemajuan yang dicapai oleh perusahaan tersebut. Jadi, ketika membuat sebuah surat keluar untuk keperluan PLN, apapun itu, tenaga administrasi PLN juga perlu mencatatnya.

3. Mencatat Surat Masuk di Buku Agenda

Tenaga administrasi PLN juga perlu mencatat segala macam surat yang masuk ke kantor PLN. Baik surat masuk itu datangnya dari badan usaha maupun perseorangan, jenis surat itu tetap perlu dicatat oleh tenaga administrasi PLN.

Tujuan dari mencatat surat-surat yang masuk adalah sebagai alat bukti jika sewaktu-waktu ada hal urgent atau bisa juga menjadi alat pengingat misal surat itu berisi undangan menghadiri rapat.

4. Mengarsip Surat yang Masuk dan Keluar

Selain membuat surat keluar dan mencatat apa saja surat yang masuk ke kantor PLN, tenaga administrasi juga harus mengarsipkan seluruh surat-surat tersebut.

Pengarsipan bisa dibedakan berdasarkan tanggal surat keluar atau masuk, keperluan atau tujuan, kode surat dan sebagainya. Baru kemudian surat-surat itu disortir dan diarsipkan ke dalam sebuah map maupun folder.

Pengarsipan adalah proses di mana informasi tidak aktif, dalam format apapun, disimpan dengan aman untuk jangka waktu yang lama. Informasi tersebut mungkin akan digunakan lagi di masa mendatang, namun tetap harus disimpan dengan aman.

Tujuan dari melakukan pengarsipan ini adalah untuk manajemen informasi sehingga memudahkan kantor PLN menemukan data atau informasi yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan lebih mudah.

5. Mendistribusikan Berbagai Surat Masuk PLN

Apabila ada surat masuk ke PLN, maka tenaga administrasi bukan hanya mencatat di buku agenda dan mengarsipkannya saja, namun juga perlu menyampaikan kepada pihak yang menerima. Pendistribusian surat masuk ke pihak yang perlu menerima ini harus melalui ke administrasi PLN terlebih dahulu agar proses pencatatan lebih mudah.

Kisaran Gaji Tugas Administrasi PLN

Sebagai karyawan BUMN, tentunya gaji yang akan didapatkan oleh administrasi PLN sangat besar dan pastinya melampaui angka UMK. Ya, gaji yang diberikan oleh tenaga administrasi PLN berada di kisaran Rp 7.000.000 hingga Rp 10.000.000.

Semakin lama pengalaman kerja di PLN, maka akan semakin besar pula yang yang akan diberikan karena setiap tahunnya, PLN memberikan kenaikan gaji untuk setiap pegawainya. Gaji yang didapat belum termasuk dengan tunjangan dan bonus-bonus lainnya, lho.

Bonus yang diberikan oleh PLN kepada setiap pegawainya meliputi bonus tahunan, (COP) Car Ownership Program, DPLK (Dana Pensiun Lembaga Keuangan), BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) Ketenagakerjaan dan Kesehatan.

Belum lagi ada jatah cuti setiap tahunnya dan adanya program sekolah dan pelatihan khusus yang diberikan oleh para pegawai PLN. Tidak heran, banyak sekali orang yang tertarik untuk melamar pekerjaan menjadi pegawai PLN, termasuk staf administrasi.

Gaji yang diberikan melampaui pendapatan staf administrasi kantor-kantor pada umumnya, belum lagi tunjangan dan bonus-bonus yang menggiurkan.

Kualifikasi atau Syarat Melamar Tugas Administrasi PLN

Mengingat gaji, tunjangan dan bonus yang sangat menggiurkan dari PLN, maka tidak heran jika banyak sekali orang yang berminat melamar menjadi staf administrasi PLN. Apabila Anda ingin sekali melamar pekerjaan ini, maka perhatikan dengan baik syarat-syaratnya di bawah ini :

Pria atau wanita
Minimal usia 19 tahun
Lulusan SMK Administrasi, D1, D2, D3, D4 atau S1 dengan program studi Administrasi Publik, Ilmu Administrasi atau program lainnya yang relevan.

Selain syarat-syarat di atas, Anda perlu memiliki skill atau kemampuan yang menunjang agar bisa menjadi calon kandidat yang layak diperhitungkan. Berikut adalah kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang administrator :

Mempunyai Komunikasi Verbal dan Non Verbal yang Bagus

Staf administrasi sering menjadi titik kontak pertama dalam sebuah perusahaan. Anda harus bisa berkomunikasi dengan baik sesuai dengan budaya perusahaan. Keterampilan komunikasi verbal sangatlah penting.

Anda juga harus menunjukkan keterampilan mendengarkan yang baik dan kemampuan untuk mengikuti instruksi. Anda juga harus mempunyai komunikasi tertulis yang tidak kalah baiknya.

Teliti pada Setiap Detail

Banyak tugas staf administrasi memerlukan entri data yang akurat dan keterampilan mengolah kata. Membuat kesalahan pada spreadsheet penganggaran atau mengirim email ke penerima yang salah dapat menyebabkan masalah serius.

Seorang tenaga administrasi PLN harus detail dalam menerima surat atau dokumen yang masuk. Anda harus mampu membaca dan mengikuti instruksi.

Seperti apa yang harus dibawa dan kepada siapa harus melapor, adalah cara sederhana namun efektif untuk menunjukkan bahwa Anda sangat teliti pada setiap detail instruksi yang diberikan.