Dalam perusahaan yang bergerak dibidang konstruksi, ada salah satu posisi yang tidak terdapat pada perusahaan jenis lainnya, yakni administrasi proyek.
Sekilas tugas administrasi proyek mirip dengan admin kantor pada umumnya. Hal mencolok yang membedakannya adalah, admin proyek biasanya diposisikan di tempat proyek berjalan untuk mempermudah proses memasukkan data.
Tugas Administrasi Proyek
Karena lokasi perusahaan dengan lokasi proyek berbeda, maka peran administrasi di dalamnya sangat besar. Hal ini disebabkan karena seluruh data pekerjaan dipegang langsung oleh bagian ini.
Beberapa tugas utama yang harus dikerjakan oleh admin proyek meliputi :
1. Menyeleksi Calon Pekerja Proyek
Administrasi proyek adalah orang yang paling mengetahui dana dan batas waktu maksimal pengerjaan sebuah proyek. Oleh sebab itu, bagian ini harus ikut serta dalam proses menyeleksi calon pekerja.
Selama seleksi, admin bisa menentukan calon anggota yang dipekerjakan dengan sistem harian atau bulanan demi memenuhi target yang ditentukan perusahaan.
2. Menginput Data yang Berkaitan dengan Proyek
Semua data terkait pekerjaan proyek harus diinput dalam komputer yang yang sudah disiapkan khusus untuk bagian administrasi.
Data tersebut bisa berkaitan dengan nama pekerja lapangan, penanggung jawab, hingga waktu diselenggarakannya proyek tersebut.
Data ini sangat berguna bagi perusahaan untuk meminta pertanggungjawaban pada pihak terkait jika ada kesalahan kerja.
3. Membuat Dokumentasi Pengerjaan Proyek
Sebagai bukti kevalidan data yang diinput, maka admin proyek juga harus membuat dokumentasi terkait proses kerja yang dilakukan. Dokumentasi bisa berupa foto yang nantinya bisa dilampirkan dalam laporan.
Untuk melaporkan perkembangan proyek secara langsung, administrasi juga bisa membuat dokumentasi melalui video.
4. Menjaga Aset Milik Perusahaan
Saat proses kerja, sebagian besar alat yang digunakan menggunakan milik perusahaan. Dengan demikian, aset tersebut harus dijaga agar tidak hilang ataupun rusak akibat pemakaian yang tidak sesuai prosedur.
Untuk mempermudah penjagaan, admin wajib memiliki data terkait jumlah dan kondisi aset perusahaan untuk membantu pengecekan secara berkala.
5. Mengecek Biaya yang Dibutuhkan dalam Pekerjaan Proyek
Selain menjaga dan mengecek aset perusahaan berupa benda, tugas administrasi proyek yang paling utama adalah melakukan pengecekan biaya yang dibutuhkan.
Antara dana yang dikeluarkan dengan pekerjaan yang diselesaikan harus sesuai. Jadi, seorang admin “harus” mengerti tentang harga bahan dan alat yang dibutuhkan dalam sebuah proyek.
6. Membuat Laporan Keuangan Proyek
Setelah melakukan pengecekan biaya dan menginput data yang dikeluarkan untuk menyelesaikan proyek, proses terakhir adalah membuat laporan.
Bentuk laporan harus sudah tertata rapi untuk selanjutnya diserahkan kepada pihak perusahaan. Laporan bisa dibuat dalam bentuk kurun waktu mingguan, bulanan, hingga tahunan.
7. Melakukan Validasi atau Menolaknya
Validasi yang dimaksud adalah rancangan biaya operasional yang dibutuhkan selama proyek berjalan. Untuk mempermudah proses kerja, pegawai yang bekerja dalam proyek akan mengajukan biaya yang diinginkan.
Biaya tersebut selanjutnya dicek oleh administrasi apakah sesuai dengan kebutuhan. Jika sesuai, maka admin bisa melakukan validasi untuk diteruskan ke perusahaan.
8. Menentukan Sistem Pengerjaan Proyek
Walaupun pekerja berada dalam kendali kepala proyek, beberapa sistem pengerjaannya juga ditentukan oleh bagian administrasi. Hal ini bertujuan untuk menyesuaikan biaya yang masuk dengan target waktu kerja yang dibutuhkan.
Dengan begitu, administrasi bisa memberlakukan sistem lembur pada karyawannya untuk memenuhi target tersebut.
9. Membuat dan Menerima Surat Jalan
Dalam proses pengerjaan sebuah proyek, banyak kendaraan keluar masuk untuk membawa bahan yang dibutuhkan. Agar kendaraan bisa mengangkut bahan dari luar ke tempat proyek, maka wajib membawa surat jalan dari admin.
Sebaliknya, kendaraan dari luar yang masuk juga membawa surat jalan dari luar untuk menghindari kendaraan ilegal yang menyusup ke dalam.
10. Membuat Laporan Perkembangan Proyek Secara Berkala
Untuk memenuhi kebutuhan klien, pihak perusahaan harus mengetahui perkembangan proyek yang sedang dikerjakan.
Oleh sebab itu, admin bagian proyek harus aktif melaporkan kemajuan proyek yang sedang berjalan secara berkala.
11. Merekap Data Proyek Serta Buktinya
Tugas terakhir yang harus dikerjakan administrasi bagian proyek adalah merekap seluruh data aktivitas kerja beserta buktinya. Semua data harus direkap dan ditata rapi untuk mempermudah pengecekan.
Biasanya, data tersebut juga sudah dilengkapi dengan salinannya untuk mengantisipasi jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Kisaran Gaji Administrasi Proyek
Sebagai bahan pertimbangan sebelum melamar kerja dengan posisi ini, Anda bisa melihat kisaran gaji yang diberikan di berbagai daerah.
Besarnya gaji untuk pekerjaan ini sebenarnya juga sangat dipengaruhi oleh perusahaan yang menaunginya.
Berikut gaji rata-rata admin proyek di beberapa daerah.
No Lokasi Kisaran Gaji Rata-rata 1 Jakarta Rp1.243.000,00 – Rp7.280.000,00 Rp3.642.705,00 per bulan 2 Bandung Rp1.300.000,00 – Rp11.000.000,00 Rp4.550.000,00 per bulan 3 Surabaya Rp700.000,00 – Rp9.700.000,00 Rp3.575.000,00 per bulan 4 Tangerang Rp800.000,00 – Rp9.800.000,00 Rp4.000.000,00 per bulan 5 Pekanbaru Rp5.000.000,00 – Rp7.000.000,00 Rp5.600.000,00 per bulan
Syarat Menjadi Administrasi Proyek
Jika Anda tertarik bekerja sebagai administrasi proyek dalam perusahaan, maka beberapa syarat berikut harus dipenuhi agar bisa menempati posisi tersebut.
Pendidikan Minimal SMA
Walaupun hanya sedikit perusahaan yang menerima lulusan SMA, namun jika diimbangi dengan pengalaman di bidang proyek, maka posisi ini bisa dimasuki lulusan SMA. Sebaliknya, jika tidak memiliki pengalaman sama sekali, maka pendidikan minimal yang harus dimiliki adalah diploma untuk segala jurusan.
Berpengalaman Bekerja dalam Proyek
Pengalaman calon pelamar menjadi tolak ukur utama sebuah perusahaan konstruksi untuk merekrutnya.
Hal ini disebabkan karena posisi ini harus dibekali oleh pengetahuan terhadap proyek, minimal mengerti alat dan bahan yang digunakan.
Semakin lama pengalaman yang dimiliki, maka semakin besar kemungkinan untuk direkrut.
Mengerti Perhitungan Biaya dan Upah Proyek
Walaupun tidak memiliki pengalaman kerja, calon admin proyek setidaknya harus memiliki pengetahuan tentang perhitungan biaya dan upah pekerja proyek.
Pengetahuan ini akan mempermudah perusahaan untuk memberikan upah yang sesuai kepada pekerja proyek di lapangan.
Memahami Prosedur dan Administrasi Proyek
Untuk mengerjakan sebuah proyek, ada beberapa prosedur yang harus diterapkan oleh pekerja yang ada di dalamnya. Mulai dari pengambilan bahan, proses kerja, hingga penggunaan alat yang benar.
Walaupun tidak menjadi syarat wajib, kandidat yang memiliki kriteria ini lebih mudah untuk diterima.
Mampu Mengoperasikan Microsoft Excel dan Word
Dalam memasukkan data dan membuat laporan, dibutuhkan komputer untuk mempercepat pekerjaan
Selain itu, pada proses perhitungan data akan lebih akurat jika menggunakan program Excel, sehingga admin proyek wajib menguasai program tersebut.
Jujur dan Bertanggung Jawab
Karena posisinya yang jauh dari pantauan perusahaan, maka admin wajib memiliki sifat jujur dan bertanggung jawab.
Hal ini disebabkan karena seluruh dana yang dikeluarkan perusahaan untuk proyek sepenuhnya diserahkan oleh admin.
Rapi
Berkaitan dengan tugas terakhir dari seorang admin di bagian proyek yang merapikan data, maka admin dituntut untuk rapi dalam bekerja.
Dengan demikian, perusahaan lebih mudah melakukan pengecekan data jika sewaktu waktu dibutuhkan.
Baca juga: Tugas Manajer SDM
Jika Anda memiliki pengetahuan tentang proyek namun tidak ingin bekerja di lapangan, maka admin proyek bisa menjadi pilihan pekerjaan yang paling cocok.
Hal ini disebabkan karena tugas administrasi proyek lebih banyak berada di dalam ruangan untuk merekap data dan membuat laporan. Sementara pengecekan lapangan hanya dilakukan sesekali untuk kebutuhan dokumentasi.
