Tenaga administrasi umum adalah pekerjaan yang melayani kebutuhan administrasi untuk kantor. Administrator umum mempunyai peran yang sangat penting untuk kelancaran bisnis dalam sebuah perusahaan. Tugas administrasi umum dapat mencakup menerima panggilan telepon dan mengarahkan pengunjung, membuat spreadsheet dan presentasi, serta melakukan pengarsipan.
Selain itu, seorang administrator umum juga sering kali bertanggung jawab atas proyek dan tugas tertentu. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang tugas detail administrasi umum, berikut adalah penjelasan lengkapnya.
Daftar Tugas Pokok Administrasi Umum
Ada beberapa tugas yang erat kaitannya dengan peran seorang administrasi umum, beberapa di antaranya adalah :
1. Menerima Panggilan Telepon
Seorang administrasi umum mempunyai tugas untuk menerima panggilan telepon dan menjawab pertanyaan di telepon. Tenaga administrasi umum bertugas menghandle segala komunikasi via telepon yang datang dari pihak luar. Jadi, tugas administrasi umum bukan hanya menerima panggilan telepon saja, namun juga melakukan panggilan jika memang diperlakukan.
Dengan adanya tugas ini, maka seorang administrasi umum perlu mempunyai kecakapan komunikasi. Memang tugas satu ini hampir sama dengan Customer Service, namun untuk sebuah bisnis yang skalanya masih kecil, tugas ini biasanya dilimpahkan kepada seorang administrasi umum.
2. Bertugas Menjadwalkan Agenda Kantor
Tugas selanjutnya dari seorang administrasi umum adalah membuat jadwal agenda kantor dan mengatur dengan program atau kegiatan-kegiatan yang lain. Administrasi umum perlu mengatur jadwal meeting rutin atau dadakan, agenda kantor rutinan maupun rapat divisi dan manajemen.
Administrasi umum perlu melakukan komunikasi di antara berbagai divisi kantor agar bisa membuat agenda yang sinkron dan tidak berbenturan dengan agenda lainnya. Kemampuan dalam manajemen waktu sangat diperlukan untuk tugas satu ini.
3. Rekap Data Kantor
Tenaga administrasi umum bertugas untuk merekap berbagai data penting dalam kantor. Beberapa data yang perlu direkap bisa berupa bukti transaksi, surat kepemilikan aset, data pribadi klien, data karyawan dan lain sebagainya.
Rekapitulasi data kantor adalah hal yang sangat penting dalam sebuah kantor dan tugas ini membutuhkan fokus dan ketelitian.
4. Mengarsip Data
Setelah melakukan rekapitulasi data kantor, maka tugas selanjutnya yang masih berkaitan dengan peran administrasi umum adalah mengarsip data-data tersebut. Berbeda dengan merekap ya! Tugas satu ini adalah lebih kepada melakukan arsip atau pengarsipan.
Fungsi dari melakukan pengarsipan data ini adalah agar semua dokumen bisa terorganisir dengan rapi dan apabila hendak dibutuhkan, data atau dokumen akan mudah dicari. Kesabaran dan ketelitian adalah hal yang sangat diperlukan untuk melakukan tugas seorang administrasi umum satu ini.
5. Membuat Surat
Selanjutnya, tugas penting dari seorang administrasi umum adalah membuat surat keluar. Tenaga administrasi umum memegang peranan untuk membuat berbagai surat yang diperlukan untuk kantor. Surat yang harus dikeluarkan oleh administrasi umum adalah surat yang sifatnya resmi dan memang untuk keperluan kantor.
Beberapa contoh surat yang menjadi tanggung jawab administrasi umum adalah surat keterangan kerja, surat perintah, surat tugas, surat keputusan dan berbagai jenis keperluan surat lainnya yang didasarkan oleh kebutuhan kantor.
6. Mencatat Surat Masuk dan Mengarsipkannya
Selain membuat surat masuk, tugas dari administrasi umum juga mencatat surat-surat yang masuk ke kantor dan mengarsipkannya. Pengarsipan tidak hanya berdasarkan surat masuk saja, namun juga surat keluar. Adapun tanggung jawab administrasi umum sendiri adalah :
- Merencanakan, mengatur, dan mengelola kegiatan departemennya, kantor, atau divisi dengan sebaik mungkin.
- Melaksanakan tugas administratif seperti pengarsipan, mengetik, menyalin, memindai dll.
- Menulis surat dan email atas nama staf kantor lainnya.
- Merawat komputer dan sistem pengarsipan manual.
- Mengkoordinasikan prosedur kantor.
- Membalas email, telepon atau SMS.
- Mengembangkan dan memperbaharui sistem administrasi untuk membuatnya lebih efisien.
- Menerima, mengurutkan, dan mendistribusikan surat.
- Menjawab panggilan telepon dan meneruskannya.
- Mengelola janji dengan staf.
- Mengkoordinasikan perbaikan peralatan kantor.
- Memfotokopi dan mencetak dokumen.
Kisaran Gaji Administrasi Umum
Untuk bekerja sebagai administrasi umum, maka kisaran gaji yang dimiliki adalah berdasarkan Upah Minimum Kerja (UMK) yang berlaku. Namun ada pula kantor yang memberikan gaji sekitar Rp3.000.000,- per bulannya.
Namun kisaran gaji ini tergantung dengan jenis perusahaannya. Semakin besar perusahaannya, maka akan semakin besar pula kisaran gaji yang diberikan diberikan. Terlebih, jika mempunyai pengalaman yang bagus selama bertahun-tahun, maka kisaran gaji yang bisa diraih bisa mencapai Rp 7.000.000 hingga Rp 9.000.000 per bulan.
Kualifikasi atau Persyaratan Administrasi Umum
Tugas administrasi umum mengharuskan orang dalam posisi ini untuk memiliki keterampilan mengetik yang sangat baik, keterampilan lisan dan tulisan yang kuat, dan kemampuan untuk berkomunikasi yang baik dengan orang lain. Administrasi umum harus dapat bekerja secara mandiri atau dalam tim dengan staf administrasi lainnya.
Pengetahuan tentang komputer, perangkat lunak dan basis data sangat diperlukan. Administrasi umum juga harus dapat mengoperasikan peralatan kantor seperti mesin fotokopi, mesin faks, sistem telepon multi-line, dan scanner.
Meskipun tidak diperlukan gelar formal, sekolah bisnis, sekolah teknik, dan sebagainya, banyak kantor yang lebih menyukai seorang kandidat yang mempunyai kursus atau sertifikasi. Dengan sertifikasi, maka karir Anda menjadi seorang administrator akan jauh lebih sukses.
Dalam melaksanakan tugas administrasi ke depannya, Anda tidak akan lagi beradaptasi lagi karena sudah akrab dengan tugas-tugas tersebut.
Berikut adalah detail mengenai syarat umum menjadi seorang administrasi umum :
- Pria atau wanita.
- Maksimal berusia 30 tahun.
- Minimal pendidikan adalah SMA/SMK sederajat, lulusan S1 lebih disukai.
Adapun skill atau kemampuan yang diperlukan untuk mendaftar lowongan pekerjaan ini adalah :
- Mempunyai pengetahuan yang bagus mengenai sistem mengelola operasional kantor.
- Mempunyai analisis yang bagus.
- Profesionalisme.
- Menguasai penyelesaian masalah yang bagus.
- Komunikasi lisan yang bagus.
- Kemampuan mengetik yang cepat dan tepat.
- Multitasking.
- Bisa kerja tim.
- Sabar dan disiplin.
- Setidaknya 3 tahun pengalaman di lapangan atau di bidang terkait (jika ingin melamar di posisi kepala administrasi umum).
Lalu keterampilan apa sih yang dibutuhkan untuk menjadi seorang administrator sukses? Keterampilan penting yang harus disiapkan agar Anda menjadi kandidat yang layak untuk diperhitungkan oleh perusahaan yang Anda lamar adalah :
- Keterampilan organisasi dan presentasi yang luar biasa dan perhatian terhadap detail.
- Cekatan dalam menyelesaikan berbagai tugas yang diberikan.
- Kapasitas untuk melakukan banyak tugas dan memprioritaskan beban kerja.
- Kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan.
- Kapasitas untuk bekerja sendiri atau sebagai bagian dari tim.
Baca juga: Tugas Administrasi Sekolah
Bagi Anda yang sangat tertarik untuk menjadi seorang administrasi umum, maka persiapkan diri untuk melamar pekerjaan di posisi ini mengingat banyak sekali orang yang tertarik melamar pekerjaan menjadi staff admin. Tugas administrasi umum tidak serumit yang dibayangkan, apalagi jika Anda akrab sekali dengan pengalaman menjadi seorang sekretaris di organisasi kelas.
