Tugas General Affair
Tugas Karyawan

Tugas General Affair Dalam Perusahaan, Kualifikasi dan Besar Gaji

General affair merupakan salah satu bagian yang posisinya ada di bawah divisi umum atau juga disebut kepala bagian operasional. General Affair atau GA ini kadangkala menjadi satu bagian dengan HRD atau pembelian, jika perusahaannya masih terbilang kecil. Tugas General Affair sendiri berbeda-beda sesuai jenis perusahaan yang Anda tempati.

General Affair atau GA biasanya akan menjadi bagian tersendiri jika skala perusahaan sudah termasuk menengah hingga besar. Tugas GA berdasarkan jenis perusahaannya terbagi menjadi 8 yaitu:

Tugas General Affair di Perusahaan Manufaktur

  • Memastikan perizinan seluruh kegiatan perusahaan sudah benar, misalnya reklame dan bangunan (mulai dari proses pembuatan, perpanjangan izin hingga dokumentasi yang dilakukan).
  • Pengadaan kendaraan dinas perusahaan untuk kantor pusat dan cabang
  • Melakukan input data, update terbaru seputar kendaraan dinas.
  • Melakukan pemeliharaan dan perawatan berkala untuk gedung kantor
  • Merawat area sekitar lingkungan kantor seperti gudang, halaman hingga lahan parkir.
  • Memastikan semua area kantor dalam keadaan bersih, khususnya bagian lobby dan ruang kerja staff.
  • Pengadaan ATK dan perlengkapan lain (laptop, meja, kursi). Selanjutnya, langsung didistribusikan sesuai kebutuhan seluruh karyawan operasional.
  • Mengatur jadwal dan shifting para satpam, cleaning service dan sopir kendaraan perusahaan.
  • Memiliki dan selalu menjaga hubungan baik kepada pihak ketiga (polisi, pemerintah daerah, kecamatan hingga kelurahan)
  • Melakukan pendaftaran akun perusahaan melalui sambungan kartu Hallo, telepon dan wifi.
  • Menyelesaikan kendala saat penagihan piutang dari mitra perusahaan.
  • Melakukan perawatan instalasi listrik dan mesin produksi.

Tugas General Affair di Perusahaan Retail

  • Melakukan pemeliharaan dan perusahaan semua fasilitas perusahaan dan gedung kantor.
  • Bertanggung jawab dalam surat perizinan perusahaan (legalitas usaha dan pendirian bangunan)
  • Menjalankan setiap proses administrasi bagian operasional.
  • Membuat jadwal untuk bagian operasional perusahaan (satpam, sopir, pengantar hingga cleaning service).

Tugas General Affair di Perusahaan FMCG

  • Mengurus semua keperluan administrasi perusahaan.
  • Mengurus legalitas perusahaan, termasuk izin pendirian bangunan dan izin usaha.
  • Melakukan pemeliharan dan perawatan berkala untuk area perusahaan (gedung kantor, halaman, dan fasilitas pelengkapnya)
  • Mengadakan koordinasi dengan setiap divisi perusahaan terkait pelaksanaan proyek.
  • Membuat laporan secara rinci dan detail untuk atasan (bisa harian, mingguan atau bulanan).

Tugas General Affair di Perusahaan Elektrikal

  • Mengontrol pembiayaan operasional perusahaan secara keseluruhan,
  • Melakukan monitor absensi seluruh karyawan.
  • Ikut membantu dalam proses perekrutan karyawan baru.
  • Mengatur jadwal, biaya dan administrasi perjalanan bisnis untuk setiap karyawan.
  • Mengawasi semua lalu lintas keuangan beserta bukti rekapannya (invoice, penawaran, PO dsb).
  • Bertanggungjawab atas layanan umum kantor meliputi perawatan kendaraan, alat, gedung, ATK dan semua hal yang berkaitan dengan administrasi perusahaan.
  • Mengurus semua hal yang berhubungan dengan legalitas perusahaan.
  • Sebagai negosiator untuk setiap supplier guna mendapatkan harga yang lebih terjangkau.

Tugas General Affair di Perusahaan Infrastruktur

  • Pengumpulan faktur kegiatan untuk pelaporan kepada atasan, sehingga dana pembayaran tagihan bisa diklaim.
  • Melakukan pengaturan sponsor dan acara yang dibuat oleh perusahaan sendiri maupun bersama mitra.
  • Mengurus semua keperluan ekspatriat (IMTA, DPKK, ITAS) sebagai formalitas dan pelaporan kepada atasan.
  • Melakukan pengaturan perjalanan bisnis untuk semua karyawan dan rekan yang meliputi tiket, transportasi, dokumen, hingga hotel dan akomodasinya.
  • Melakukan perekaman dokumen pembayaran sebagai bukti masa berlangsungnya transaksi.
  • Membuat salinan dokumen perjanjian berupa hard copy dan soft copy.
  • Bertanggungjawab atas data inventaris perusahaan dan dokumen administrasi.
  • Mengatur jadwal sopir dan kendaraan operasional perusahaan.
  • Mengatur jadwal dan memberikan arahan untuk bagian resepsionis.
  • Menyediakan keperluan ATK dan peralatan pendukung seperti meja, kursi, laptop dan komputer.
  • Melakukan perpanjangan kontrak dengan mitra perusahaan atau vendor sesuai kesepakatan bersama.

Tugas General Affair di Perusahaan Logistik

  • Menyediakan kebutuhan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan.
  • Melakukan pengelolaan penuh terhadap barang dan jasa yang terkait dengan operasional perusahaan.
  • Membuat anggaran aset perusahaan dengan teliti dan benar.
  • Harus berkoordinasi kepada setiap divisi perusahaan.
  • Menjalin hubungan baik dengan mitra perusahaan dan supplier.
  • Pengaturan perjalanan bisnis untuk semua karyawan beserta anggarannya.
  • Bertanggungjawab atas perizinan perusahaan (izin usaha hingga bangunan).

Tugas General Affair di Perusahaan IT

  • Melakukan pengembangan dan pengelolaan SDM perusahaan
  • Menyiapkan surat kontrak dan perjanjian kerja karyawan beserta update-an masa berlaku.
  • Turut serta dalam membantu supervisor dalam perekrutan karyawan baru, evaluasi dan konseling.
  • Menjalankan training development.
  • Menyelesaikan administrasi karyawan yang dibutuhkan perusahaan.
  • Mengelola dan memelihara aset perusahaan dan izin bangunan.
  • Menangani jadwal operasional mobil perusahaan setiap harinya, pengisian dokumen hingga mengajukan proses klaim.
  • Evaluasi terhadap kinerja semua karyawan operasional.

Tugas General Affair di Perusahaan Konstruksi

  • Bertanggung jawab penuh atas hubungan perusahaan dengan manajemen eksternal dan unit bisnis yang berkaitan. Anda diwajibkan memberikan laporan kepada kantor pusat mengenai kebijakan dan peraturan, persetujuan, penghapusan, catatan dan deklarasi diantara kedua belah pihak.
  • Melakukan pengiriman pernyataan bisnis dan dokumen (pajak, perbankan, tagihan) sesuai waktu yang ditentukan.
  • Dukungan kegiatan operasional meliputi pengadaan produk yang diperlukan perusahaan.
  • Menjadi pengatur dan pengawas saat perusahaan melakukan perbaikan gedung kantor.
  • Memastikan mesin perusahaan bekerja dengan baik dan melakukan perawatan secara berkala.
  • Selalu berkoordinasi dengan bagian lain agar bisa melakukan perencanaan anggaran produk beserta biaya perawatannya.
  • Bertugas untuk membuat ID card bagi seluruh karyawan perusahaan.
  • Bertanggung jawab atas absensi seluruh karyawan yang ada di kantor operasional dan cabang, termasuk customer service dan satpam.

Kisaran Gaji General Affair

Gaji yang diterima oleh seorang general affair setiap bulannya rata-rata berkisar antara Rp3.000.000,- hingga Rp8.000.000,-. Perbedaan gaji tergantung dari UMK lokasi dan jenis perusahaan. Anda bisa saja mendapatkan gaji diatas Rp8.000.000,- jika telah memiliki pengalaman lebih dari 5 tahun.

Jika melihat tugas General Affair di setiap berbagai jenis perusahaan, gaji diatas tergolong sangat sesuai karena terhitung mudah. Pastikan untuk melakukan pekerjaan GA sebaik yang Anda bisa agar kinerja operasional perusahaan berjalan lancar.

Persyaratan Kerja dan Kualifikasi General Affair

Syarat umum administrasi

  • Terbuka untuk pria/ wanita
  • Berstatus belum menikah/ sudah menikah
  • Usia antara 18 hingga 35 tahun
  • Berpengalaman/ tidak berpengalaman
  • Minimal pendidikan SMA/SMK/MA/D3/S1 (D3/S1 lebih diutamakan)
  • Memiliki penampilan menarik

Kemampuan yang harus dimiliki

  • Memiliki pengetahuan terkait bisnis (administrasi bisnis dan manajemen bisnis)
  • Memiliki dasar pengetahuan arsip dan penyimpanan
  • Mampu mengoperasikan komputer
  • Menguasai microsoft office
  • Menguasai bahasa asing (minimal bahasa Inggris pasif)
  • Memiliki tanggung jawab dan disiplin
  • Mampu bekerja dengan tim
  • Mampu berkomunikasi interpersonal

Baca juga: Tugas Social Media Marketing

Tugas General Affair di setiap jenis perusahaan memiliki sedikit perbedaan. Namun, pada umumnya, sebagai seorang GA, Anda harus memiliki kemampuan cukup dalam mengelola kegiatan operasional perusahaan meliputi legalitas hingga pengadaan kebutuhan karyawan. Apakah Anda siap menjadi seorang General Affair? Segera lengkapi CV dan kembangkan keahlian Anda.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *