Administrasi konsultan adalah bidang pekerjaan yang membantu perusahaan memastikan penyelesaian tugas-tugas kantor secara tepat waktu. Tugas administrasi konsultan membantu perusahaan beroperasi secara efektif. Berbeda dengan pekerjaan konsultan yang harus terjun ke lapangan dan langsung menemui klien, administrasi konsultan lebih fokus pada operasional di kantor.
Peran administrasi konsultan tidak jauh berbeda dengan staf administrasi di perusahaan lainnya, yakni mengurus operasional kantor, mengontrol inventaris, menghubungi klien dan sebagainya. Di bawah ini adalah tugas tenaga administrasi konsultan untuk lebih jelasnya.
Tugas Administrasi Konsultan
Administrasi adalah kumpulan pekerjaan dan kegiatan di belakang layar yang harus diperhatikan agar sebuah perusahaan tetap berkembang, berjalan dengan lancar dan menguntungkan, serta menghasilkan pendapatan
Bisa dibilang, administrasi ini adalah tulang punggung setiap bisnis dan tidak ada bisnis yang dapat berjalan tanpanya, termasuk dengan perusahaan konsultan. Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan konsultasi juga memerlukan dukungan administrasi dari tenaga yang ahli.
Oleh sebab itu, administrasi konsultan mempunyai tugas dan peran yang sangat penting untuk keperluan operasional kantor. Apa saja tugas administrasi konsultan itu sendiri?
1. Melakukan Entry Data
Seorang administrasi konsultan bertugas memasukkan seluruh data informasi yang berkaitan dengan kantor. Baik itu data karyawan kantor hingga data klien. Semua data harus dimasukkan dengan sebaik mungkin untuk memudahkan manajemen melakukan pengecekan.
2. Mengelola Operasional Perusahaan
Semua fasilitas yang ada di kantor menjadi tanggung jawab staff administrasi konsultan untuk mendata dan melakukan perawatan. Fasilitas apapun yang menjadi keperluan para karyawan lainnya menjadi tanggung jawab staf administrasi untuk merealisasikan dan merawatnya.
3. Membuat Anggaran dan Rencana Kegiatan
Tugas staff administrasi konsultan juga membuat anggaran yang dibutuhkan untuk menyediakan fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan operasional kantor. Bukan hanya itu saja, tenaga administrasi konsultan juga perlu membuat rencana kegiatan yang menunjang operasional kantor berjalan dengan seefisien mungkin.
4. Menghubungi Klien
Administrasi konsultan mempunyai tanggung jawab untuk menghubungi klien dan membuatkan janji untuk bertemu kepada konsultan yang hendak ditemui. Baik itu klien dengan atas nama pribadi maupun bisnis, administrasi konsultan mempunyai tugas untuk menghubunginya dan membuatkan janji kepada konsultan.
5. Membantu Konsultan Menganalisis Masalah
Bekerja di sebuah perusahaan yang bergerak di layanan konsultasi, administrasi konsultan juga mempunyai tugas untuk membantu konsultan menganalisis masalah yang terjadi pada klien-klien yang datang.
Selain melakukan analisis, administrasi konsultan juga diberi tugas untuk membantu memberikan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah yang terjadi kepada para klien. Kemampuan analisis yang baik sangat dibutuhkan oleh seorang administrator yang bekerja di bidang perusahaan konsultan.
Kisaran Gaji Administrasi Konsultan
Anda yang sangat tertarik dengan profesi ini, maka kisaran gaji yang ditawarkan untuk bisa menjadi administrasi konsultan cukuplah tinggi jika dibandingkan dengan staf administrasi lainnya. Gaji yang bisa didapatkan per bulannya ada di kisaran Rp 8.000.000 hingga Rp 15.000.000.
Adapula perusahaan yang masih menerapkan gaji sesuai dengan Upah Minimum Rakyat (UMR) yang berlaku di daerah tersebut. Namun, besar kecilnya gaji yang Anda dapat sebagai staf administrasi konsultan nantinya tergantung pada perusahaan Anda. Semakin besar dan berkembang perusahaan tempat Anda bekerja, maka akan semakin besar pula gaji yang akan didapat.
Hal ini sangatlah wajar mengingat kantor konsultan sendiri pendapatan terbesarnya dihasilkan dari para klien. Logikanya, jika semakin banyak klien yang ditangani, maka tentu akan semakin besar pula perusahaan itu akan berkembang.
Selain mendapatkan gaji yang cukup tinggi, umumnya staf administrasi konsultan juga akan mendapatkan tunjangan. Hanya saja tunjangan yang akan diberikan tidak langsung. Anda harus menjalani masa kerja selama beberapa bulan atau bahkan 1 tahun.
Setelah menjalani masa kerja sesuai dengan kontrak, maka Anda akan menerima tunjangan administrasi konsultan seperti bonus insentif, kartu BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) Ketenagakerjaan dan Kesehatan.
Semakin lama Anda bekerja, maka semakin banyak pula tunjangan yang nantinya akan Anda dapatkan. Beberapa tunjangan yang mungkin akan diberikan bisa meliputi kendaraan, dana pensiun dan lain sebagainya.
Syarat Melamar Administrasi Konsultan
Bagi Anda yang sangat tertarik untuk menjadi tenaga administrasi konsultan, maka syarat utama yang harus Anda miliki adalah ijazah D3 atau S1 dari program studi (prodi) Ilmu Administrasi atau prodi lainnya yang masih relevan.
Beberapa kemampuan yang harus Anda miliki untuk menjadi seorang administrasi konsultan adalah :
Keterampilan Mengetik
Semua jenis profesi administrasi akan menghabiskan banyak waktu untuk mengetik. Anda yang tertarik untuk bekerja di bidang ini harus tahu kecepatan dan ketepatan dalam mengetik.
Keterampilan mengetik menjadi hal yang sangat penting di setiap industri. Semakin cepat Anda mengetik secara akurat, semakin produktif Anda di sebagian besar tempat kerja.
Menguasai Microsoft Office
Pekerjaan di bidang administrasi selalu menggunakan komputer untuk melakukan berbagai tugasnya. Oleh sebab itu, tenaga administrasi kantor perlu memiliki keterampilan kompetensi Microsoft Office dan perangkat lunak yang berkaitan dengan keperluan kantor.
Ya, tenaga administrasi menghabiskan banyak waktu menggunakan program yang mendukung produktivitas kantor seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, dan program lain di suite Microsoft Office. Tenaga administrasi dituntut bisa menguasai program-program Office di atas dan program lainnya yang mencakup Microsoft Project dan SharePoint.
Semakin akrab Anda menggunakan semua jenis program komputer, semakin mudah untuk membiasakan diri dengan program-program baru yang berkaitan dengan operasional kantor.
Keterampilan Manajemen Organisasi dan Waktu
Membuat dan mengelola janji temu dengan klien adalah keterampilan penting bagi tenaga administrasi konsultan. Anda harus mempunyai manajemen waktu yang baik dan efisien agar janji meeting antara klien dan konsultan tidak pernah tumpang tindih.
Membuat janji, rapat atau meeting membutuhkan berbagai keterampilan yang juga dapat digunakan untuk melamar ke banyak profesi. Anda harus menunjukkan keterampilan manajemen waktu yang efektif agar bisa dilirik oleh perusahaan konsultan yang Anda inginkan.
Keterampilan Pengarsipan yang Baik
Bakat administratif lain yang menunjukkan kemampuan Anda untuk ditonjolkan adalah keterampilan Anda dalam mengarsip. Sebagai tenaga administrasi, Anda harus bisa memudahkan manajemen menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan cepat dan tugas Anda sebagai tenaga administrasi adalah mengatur dokumen itu untuk diarsip semudah dan seefisien mungkin.
Keterampilan pengarsipan akan membantu Anda menunjukkan kepada perusahaan konsultan bahwa Anda tidak akan membuang waktu untuk pekerjaan Anda yang lain dan Anda layak menjadi aset bagi perusahaan mana pun.
Keahlian Interpersonal yang Sangat Baik
Tenaga administrasi membutuhkan keterampilan interpersonal yang kuat karena ia berurusan dengan karyawan dari setiap departemen perusahaan. Keterampilan interpersonal yang dibutuhkan oleh pekerja administrasi adalah:
- Keterampilan berbicara dan mendengarkan
- Kemampuan untuk bekerja sebagai bagian dari tim
- Keterampilan negosiasi
- Keterampilan resolusi konflik
- Keterampilan memecahkan masalah
- Kemampuan untuk membuat keputusan tentang solusi terbaik
Baca juga: Tugas Administrasi Negara
Tugas administrasi konsultan sebenarnya tidak terlampau jauh dengan tugas staf administrasi pada umumnya. Anda yang sangat ingin bekerja sebagai tenaga administrasi konsultan, asahlah kemampuan Anda dengan sebaik mungkin, ya!
