Resepsionis merupakan salah satu pekerjaan yang bergerak di bidang pelayanan. Hampir semua sektor pekerjaan membutuhkan seorang resepsionis. Karena berada di bagian terdepan, maka tugas resepsionis didominasi oleh pelayanan terhadap tamu ataupun pelanggan. Namun, resepsionis juga memiliki tugas lainnya yang jarang diketahui masyarakat umum.
Tugas Resepsionis
Karyawan yang profesional adalah mereka yang mampu bekerja sesuai dengan tugasnya. Dengan demikian, sebelum melamar kerja sebagai resepsionis pastikan untuk mengetahui beberapa tugas utama dan pendukung yang harus dikerjakan, di antaranya :
1. Bertanggung Jawab Atas Kerapian Bagian depan Ruangan
Walaupun sudah ada cleaning service yang bertanggung jawab atas kebersihan ruangan, resepsionis juga ikut bertugas untuk menjaga kerapian dan kebersihan area depan. Ini merupakan salah satu tugas pendukung karena pelayanan dalam hal komunikasi tidak akan maksimal tanpa ruangan yang nyaman.
2. Menyapa Seluruh Tamu
Resepsionis bisa disebut sebagai wajah dari sebuah perusahaan atau layanan jasa. Semakin baik pelayanan dari resepsionis, semakin baik pula nama perusahaan di mata publik serta tamu yang datang.
Oleh sebab itu, resepsionis bertanggung jawab dalam menyapa seluruh tamu yang baru datang ataupun yang sudah melakukan aktivitasnya di dalam ruangan.
3. Melayani Pengunjung Secara Langsung Ataupun Via Telepon
Semua pengunjung dan tamu yang baru pertama kali datang ke perusahaan pasti membutuhkan pelayanan, baik terkait ruangan atau orang yang ingin ditemui. Hal inilah yang membuat posisi resepsionis berada di area paling depan. Selain pelayanan secara langsung, resepsionis juga memberikan pelayanan melalui telepon.
4. Menerima dan Menghubungkan Telepon Masuk
Resepsionis juga bertugas mengendalikan telepon perusahaan sehingga wajib menerima segala panggilan yang masuk, baik dari klien ataupun perusahaan lain.
Jika telepon tergolong penting, resepsionis bisa meneruskannya kepada pihak perusahaan yang bersangkutan. Sebaliknya, jika panggilan tidak penting resepsionis harus bisa menolaknya dengan bahasa yang sopan.
5. Memberikan Informasi yang Dibutuhkan Tamu
Seorang resepsionis perusahaan harus memiliki pengetahuan yang sangat baik terkait perusahaannya. Dengan demikian, mereka bisa memberikan segala informasi secara umum yang dibutuhkan oleh tamu atau pelanggan. Hal inilah yang menuntut resepsionis perusahaan tertentu harus diberi pelatihan dan pengetahuan tentang perusahaan sebelum aktif bekerja.
6. Mengatasi dan Menerima Keluhan Pengunjung
Tugas resepsionis yang keenam ini tergolong cukup berat karena semua komplain dan keluhan dari pelanggan akan disampaikan kepada resepsionis. Jika kinerja perusahaan buruk, yang terkena dampaknya langsung dari klien adalah resepsionis. Jadi, seorang resepsionis juga dituntut untuk lebih sabar dan bijak dalam mengatasi segala masalah atau keluhan pengunjung.
7. Sebagai Penghubung Komunikasi Antara Perusahaan dengan Tamu
Selain menyampaikan keluhan pelanggan pada pihak perusahaan, resepsionis juga berperan menyampaikan informasi yang ingin disampaikan perusahaan kepada pelanggan.
Informasi tersebut harus bisa memenuhi tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Dengan begitu, resepsionis bisa menjadi penghubung antara tujuan perusahaan dengan kepuasan pelanggan.
8. Mengatur Jadwal Rapat, Pertemuan, dan Kunjungan dengan Klien
Segala bentuk rapat ataupun pertemuan dengan pihak tertentu juga menjadi tugas resepsionis. Dengan demikian, segala kegiatan yang berbenturan bisa di atasi dengan melihat jadwal yang sudah disusun sebelumnya.
9. Menerima dan Meneruskan Surat Masuk, Keluar, Tagihan, serta Dokumen Penting
Kebutuhan pihak lain di luar perusahaan tidak selalu disampaikan secara lisan, namun juga melalui surat yang dikirim secara resmi. Resepsionis adalah pihak yang pertama kali menerima surat tersebut dan mencatatnya atau meneruskannya pada yang bersangkutan. Selain surat, segala tagihan perusahaan atau dokumen penting juga menjadi tanggung jawab resepsionis.
10. Membuat Data Absen Pegawai
Absensi pegawai yang dipegang oleh resepsionis adalah karyawan bagian back office perusahaan. Jadi, seorang resepsionis harus memiliki data absensi yang diberikan oleh pihak perusahaan. Absensi tersebut selanjutnya akan disampaikan ke pihak personalia sebagai bahan evaluasi.
11. Membuat Laporan Terkait Seluruh Data yang Masuk Perusahaan
Setelah layanan perusahaan ditutup, resepsionis masih harus bekerja untuk membuat laporan terkait data yang masuk hari itu. Data tersebut bisa berupa tamu yang datang, pelanggan baru, serta tagihan ataupun dokumen yang wajib dilaporkan secara rutin.
Kisaran Gaji Resepsionis
Kisaran gaji dari seorang resepsionis sangat dipengaruhi oleh jenis perusahaan dan UMK masing-masing daerah. Semakin besar sebuah perusahaan, maka gaji yang diterima tentu lebih tinggi. Sementara jika melihat dari setiap daerahnya, kisaran gaji resepsionis adalah sebagai berikut.
No Lokasi Kisaran Gaji Rata-rata 1 Jakarta Rp1.868.000,00 – Rp7.094.000,00 Rp4.070.036,00 per bulan 2 Surabaya Rp2.025.000,00 – Rp6.527.000,00 Rp3.997.921,00 per bulan 3 Serang Rp2.125.000,00 – Rp4.676.000,00 Rp4.185.330,00 per bulan 4 Tangerang Rp.2.052.000,00 – Rp6.575.000,00 Rp4.034.952,00 per bulan
Kualifikasi Menjadi Resepsionis
Kualifikasi untuk menjadi seorang resepsionis antara perusahaan satu dengan lainnya tentu berbeda-beda sesuai bidangnya. Jika resepsionis yang dibutuhkan untuk bekerja di hotel, tentu salah satu klasifikasinya harus berasal dari sekolah pariwisata. Namun, jika dilihat secara umum ada beberapa syarat menjadi resepsionis, yaitu
Pendidikan minimal SMK hingga D3 dan S1
Untuk resepsionis kantor, kualifikasi pendidikan yang diwajibkan biasanya adalah minimal D3 atau S1. Sementara jika resepsionis yang dibutuhkan bergerak dalam bidang perhotelan dan pariwisata, maka pendidikan minimal bisa SMK dari jurusan pariwisata atau perhotelan.
Memiliki Kemampuan Komunikasi yang Baik
Tugas resepsionis secara keseluruhan adalah sebagai penghubung antara pihak luar dengan perusahaan. Oleh sebab itu, kemampuan komunikasi yang baik sangat dibutuhkan agar bisa memberikan informasi yang mudah dipahami dan memuaskan pelanggan.
Pandai Berbahasa Inggris Aktif
Tidak semua tamu dan klien yang datang dalam sebuah perusahaan berasal dari dalam Negeri, khususnya pada perusahaan besar ataupun perhotelan. Hal ini menuntut resepsionis agar bisa berbahasa Inggris aktif untuk menerima dan memberikan informasi kepada tamu dari luar Indonesia.
Mampu Memecahkan Masalah
Kemampuan memecahkan masalah juga dibutuhkan agar resepsionis bisa mengatasi segala keluhan pengunjung yang datang. Kemampuan ini harus didukung oleh banyaknya pengetahuan terkait perusahaan yang ditempati.
Mampu Mengoperasikan Komputer dan Program Absensi
Proses pencatatan data yang masuk berupa dokumen ataupun tamu, harus dimasukkan ke dalam laporan yang biasanya tertulis dalam komputer. Selain itu, absensi karyawan juga menggunakan program absensi dalam komputer sehingga resepsionis wajib menguasainya.
Berpenampilan Menarik
Sebagai penyambut tamu, penampilan resepsionis dituntut untuk rapi dan enak dilihat. Pelanggan yang datang akan malas bertanya dan bisa merasa tidak nyaman jika disambut oleh resepsionis yang tidak berpenampilan rapi ataupun menarik.
Memiliki Tulisan yang Bagus
Sebelum dimasukkan ke dalam komputer, sebuah perusahaan menyediakan buku harian tertulis untuk diisi data sementara yang masuk. Oleh sebab itu, resepsionis diharuskan memiliki tulisan yang mudah dibaca. Ketika data berbentuk tulisan tersebut dibutuhkan hari itu juga, maka tulisan bisa terbaca dengan mudah.
Baca juga: Tugas Manajer Produksi
Dari informasi di atas, dapat diketahui bahwa tugas resepsionis sangat kompleks karena tidak hanya fokus pada pelayanan secara lisan saja. Kemampuan teknologi komputer dan psikologi terkait pemecahan masalah juga harus dikuasai oleh resepsionis. Keduanya sangat dibutuhkan untuk mempermudah membuat laporan dan melayani komplain pelanggan.
